Adjoint Administratif à l’Accueil / Standard (H/F)

Description de l'annonce

Le Centre Hospitalier de la Haute-Marne est un établissement public de santé spécialisé en santé mentale et en soins de réadaptation.
Le CHHM est membre du GHT Coeur Grand Est qui compte 9 établissements et 6 000 professionnels au service de près de 300 000 habitants sur l’ensemble des territoires de la Marne, Haute-Marne et de la Meuse. Il est composé de 12 pôles de santé territoriaux.

Nous recherchons un(e) Adjoint Administratif à l’accueil/standard pour un CDD remplacement de 4 mois à partir du 01/04/2026

PRESENTATION DU POSTE ACCUEIL/STANDARD

Définition
– Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherché.
– Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature

Missions
– Accueil, orientation et information des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
– Recueil des messages à destination des personnels hospitaliers
– Vérification d’identité des visiteurs
– Vérification des véhicules entrant
– Réception et orientation des appels téléphoniques externes et internes
– Recherche de numéros de téléphone pour les services
– Appels vers l’extérieur à la demande des services
– Réactualisation des documents de travail
– Réactualisation des listes du personnel
– Trier et distribuer le courrier en interne et en externe
– Affranchir le courrier
– Scanner des documents sur clé USB ou sur messagerie interne
– Utilisation des outils informatiques
– Diffusion de mails importants à l’ensemble du personnel
– Contrôle du fonctionnement des alarmes et du téléphone des pompiers
– Réception et transmission des messages d’alarmes et de pannes
– Distribution des portables de garde (+batteries à charger)
– Réactualisation de la liste des patients hospitalisés
– Distribution des clés et tenus du registre y afférent
– Préparation du récapitulatif des astreintes des médecins et autres astreintes
– Mise à jour du tableau d’affichage
– Fermeture (tous les soirs à 20h) des portes de l’entrée du quadrilatère
– Ouverture (uniquement des samedis, dimanches et jours fériés à 6h) des portes du quadrilatère
– Ouverture et fermeture du parking.

Savoir faire et savoir être
– Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
– Identifier / analyser des situations d’urgence spécifiques et définir les actions
– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– Reformuler une demande (d’information, de renseignement, etc.) et en résumer les points-clés, en faire une synthèse
– Renseigner des personnes au regard de son métier
– Gérer ses émotions, son stress
– S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
– S’exprimer en public
– Se repérer et s’orienter dans l’espace

Connaissances requises
– Communication / relations interpersonnelles
– Logiciel dédié à l’accueil et à l’orientation des personnes
– Gestion du stress
– Droit des patients
– Géographie et topographie de l’établissement
– Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

Spécificités liées au poste
– Travail en autonomie, poste isolé
– Horaires variables (matin, après-midi, nuit)

Pour postuler, merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation à la DRH: drh@chhm.fr, Copie à Mme Martine POINTAUX, responsable du service: ma.pointaux@chhm.fr