Secrétaire – Standardiste (H/F)

Description de l'annonce

Mission I – Assurer le secrétariat :
– Assurer la tenue du standard et l’accueil physique des visiteurs
– Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
– Centraliser, trier et prétraiter le courrier destiné à l’ensemble des services du siège
– Préparer et diffuser le planning hebdomadaire des salariés du siège
– Rédiger et mettre en forme des documents et courriers internes/externes, en collaboration avec l’assistante de direction
– Assurer le secrétariat courant pour l’ensemble des services

En cas d’absence de l’assistante de direction :
– Participer à la préparation des instances (Conseils d’Administration, réunions de bureau, commissions.) : convocations, feuilles de présence, tenue des registres
– Assister aux réunions et en assurer les comptes rendus ainsi que le suivi des décisions

Gestion administrative complémentaire :
– Gérer les fournitures de bureau et assurer le suivi des stocks via un tableur

Communication digitale :
– Contribuer à la mise à jour et à l’animation des réseaux sociaux de la structure (publication d’informations, valorisation des actions, relais des événements)
– Veiller à la cohérence et à l’image de la structure dans les contenus diffusés

Mission II – Accompagner la préparation de l’Assemblée Générale annuelle
– Participer à la rédaction des documents préparatoires
– Contribuer à l’envoi des convocations (internes et externes) et assurer leur suivi
– Participer aux assemblées de section et à l’Assemblée Générale
– Participer à la communication autour de l’événement, notamment via les réseaux sociaux (annonces, rappels, valorisation)