Secrétaire (H/F)
Description de l'annonce
Vous cherchez un métier qui a du sens et souhaitez contribuer à l’épanouissement et à l’inclusion des personnes en situation de handicap ?
Rejoignez nous !
Les missions :
Sous la responsabilité du Directeur du pôle hébergement médicalisé,
vos activités sont les suivantes :
– Exécuter les travaux de classement, de documentation, de dactylographie, de bureautique, de saisie informatique, d’archivage, etc.
– Effectuer l’enregistrement des données à l’aide d’outils informatiques (traitement de texte, tableur, base de données, numérisation, etc.)
– Actualiser la documentation réglementaire
– Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
– Rédiger des comptes-rendus de réunions (Codir, CSE, etc.)
– Participer à l’élaboration de rapports d’activité
– Participer à l’organisation d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, portes ouvertes, .)
– Gérer le courrier entrant et sortant de l’établissement
– Actualiser administrativement des dossiers des usagers
– Suivi administratif des dossiers d’orientation MDPH
– Transmissions des données sur les applications Web
– Gestion des prévisionnels repas et sorties
– Participer à la gestion du DIPA des résidents
– Réaliser le suivi des dépenses personnelles des résidents
– Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents intervenants internes et externes à l’établissement
– Rédiger et transmettre les compte rendus du CVS
– Contrôler et mettre à jour les documents sur les zones d’affichage
– Réceptionner et enregistrer les informations de facturation (factures, bons de commande) Participer au suivi de la facturation (encaissements, versements, etc.)
– Collecter et transcrire des données (enquêtes, statistiques, dossiers techniques, etc.)
– Réaliser la facturation des forfaits hospitaliers
– Saisir les banques et les caisses, réaliser le lettrage des factures, des règlements, des remises de chèques et des ordres de virement
– Compilation des données administratives des salariés entrant et transmission au siège
– Suivre et mettre à jour les dossiers individuels des salariés (contrats, maladie, formation, médecine du travail, etc.)
– Participer à la gestion des saisies des variables du personnel (congés maladies, arrêts maladie)
– Réaliser les déclarations d’accidents du travail, arrêts de travails
– Saisir les variables de paie dans le logiciel
Conditions d’accès au poste :
– Niveau de qualification : BTS Secrétariat / BTS Support à l’Action Managériale
– Connaissance en administration, comptabilité, gestion et droit du travail.
– Maîtriser l’outil informatique.
– Avoir le sens de l’organisation.
– Respecter la confidentialité des informations.
– Présenter des compétences en expression orale et écrite.
– Qualités relationnelles, être avenant, dynamique.
– Respecter la confidentialité des informations traitées
Le poste :
– CDI à temps plein, poste à pourvoir immédiatement (du lundi au vendredi)
– Rémunération selon la grille CCN 66 (reprise d’ancienneté possible) :
Entre 1862.70€ et 3270.47€ + prime Ségur 238€ (montants brut mensuel)
Les avantages :
– CSE (billetterie à prix réduits, chèques vacances.)
– Prise en charge à hauteur de 50 % du montant de la mutuelle (contrat de base)
– Formations (réglementaires, certifiantes,…)
– Repas sur place