Secrétaire Commerciale (H/F)

Description de l'annonce

Missions principales :
– Accueil et communication :
– Accueillir les visiteurs, clients, prestataires techniques et maintenance (physiquement et par téléphone).
– Orienter et informer
– Assurer la transmission des informations internes et externes
– Gestion administrative et facturation : génération de factures, contrôle et dépôt Plateforme+ envoie mail ou courrier
– Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, comptes rendus et documents officiels.
– Tenir à jour le suivi des heures du personnel+ tableau d’annualisation.
– Mise à jour du logiciel spécifique Blanchisserie traçabilité
– Classer et archiver les documents conformément aux procédures.

Support à l’équipe :
– Assister la direction et les chefs de service dans la préparation de réunions (convocations, ordres du jour, comptes rendus).
– Suivre les tableaux de bord administratifs (présences, absences, statistiques).
– Assure le lien administratif entre l’établissement et le siège de l’association.
–

Gestion logistique :
– Suivre les commandes de fournitures et matériels,
– Assurer la réception et la distribution du courrier, et compléter les registres d’entrée et de sortie du courrier.

Compétences requises :
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, RAMSES, logiciels internes).
– Solides connaissances en gestion commerciale : devis commandes, factures, appels d’offres
– Capacités rédactionnelles et orthographiques solides.
– Sens de l’organisation et rigueur administrative.
– Discrétion et respect de la confidentialité.
– Qualités relationnelles et sens de l’écoute.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
– Sous la responsabilité de la Cheffe de service
– En lien avec :
– Direction de Pôle
– Équipe pluridisciplinaire (moniteurs d’atelier, psychologues, coordinatrices, Travailleurs en situation de Handicap).
– Clients, fournisseurs, prestataires techniques et partenaires extérieurs (MDPH, curatelles, services internes).

Profil recherché :
– Formation en secrétariat, gestion administrative et comptables, ou équivalent.
– Expérience souhaitée dans le secteur médico-social, et/ou industrielles ou prestations de services.
– Capacité à travailler en équipe et à gérer des situations de litiges clients si nécessaire.