Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Description de l'annonce

Le Service de Remplacement de la Somme recherche pour un de ses Partenaires sur le territoire de Martainneville sa ou futur « Assistant Administrative ».

Il/elle est le garant de la facturation client et du bon suivi du stock de matière. Il/elle assure une polyvalence avec sa collègue de l’accueil et entrées/sorties de matières.

MISSION I – Facturation clients et suivi des matières
Au quotidien :
– Suivi des contrats de vente, vérification des prix
– Création des bons de livraisons informatiques après récupération des BL papier
– Editer et contrôler les factures
– Envoi aux clients, classement

En fin de mois :
– Récapitulatif mensuel des stocks pour la compta matière
– Calcul des prix moyens matières
– Transmission de statistiques (FESTAL, assurances)
– Suivi des dossiers TNA et étoupes

MISSION II -Accueil et entrées / sorties de matières
Pour la partie accueil physique :
– Assure l’accueil physique, renseigne, oriente ou accompagne les visiteurs et adhérents de la coopérative.
– Réceptionne les appels téléphoniques, « filtre »et transmet en tenant compte des plannings des collaborateurs, oriente vers les interlocuteurs concernés. Prend et transmet les messages éventuels.
– Vente aux particuliers

Pour la partie entrées / sorties de matières
– Pèse les camions à l’entrée et à la sortie
– Oriente les chauffeurs et informe ses collègues des entrées
– Etablit le bon de livraison (papier), le CMR, les transmet au chauffeur et au client
– Transmet le carnet des bons de sorties ainsi que les bons de pesées à la comptable pour facturation
– Transmet au client le bon d’enregistrement : par mail ou via le chauffeur (graines)

MISSION III – Participe à la gestion administrative et assure une polyvalence
– Assure diverses tâches de secrétariat, diverses tâches administratives
– Se forme et s’informe. Communique et rend compte de son activité au directeur et à la RAF
– Polyvalence avec ses collègues en cas d’absences de celles-ci
– Capable de s’adapter au changement lié aux évolutions de logiciel en cours et au développement de la coopérative

LES MOYENS A DISPOSITION
Matériels : Ordinateur, logiciels spécifiques (SOGI et K- net / Kerhis – Géofolia) – Outils bureautique

LE PROFIL
Savoir Faire : Connaissances, Compétences et Expérience
– Bac +2 orientation Assistant gestion PME/ PMI- 1ère expérience souhaitée- Connaissance du milieu agricole est un plus
– Connaissances de base en comptabilité
– Aptitudes rédactionnelles et orthographe
– Aptitudes pour les chiffres
– Maitrise de l’outil informatique : Pack office (Word, Excel, PP), internet, Outlook, SOGI, K-net

Savoir Etre : Aptitudes et Comportements
– Sens relationnel / Ecoute
– Sourire/ sens de l’accueil
– Aisance à l’oral / Courtoisie
– Diplomatie
– Sens de la communication – Sens de l’organisation / gestion des priorités
– Esprit d’équipe et d’entreprise ++
– Discrétion/ confidentialité
– Ouverture d’esprit/curiosité – Autonomie
– Rigueur
– Réactivité/disponibilité- Flexibilité
– Esprit d’analyse
– Humilité