Assistant de coordination H/F (H/F)

Description de l'annonce

Dans ce cadre, le GESA assure le rôle d’employeur et prend en charge l’ensemble de la gestion des ressources humaines. Cette organisation permet aux structures adhérentes de se libérer des contraintes administratives liées à l’emploi et de se consacrer pleinement à leur cœur de métier : le soin.

Nous recrutons actuellement un(e) Assistant(e) de coordinationpour l’un de nos adhérents, une CPTS, situé à mONTARGIS. Le poste est à pourvoir dès que possible.

Vos missions

MISSION 1 – Accueil et secrétariat administratif

Assurer l’accueil public, téléphonique et physique au sein de la CPTS.
Réceptionner, traiter et orienter les appels, courriers et e-mails.
Assurer la gestion de la messagerie et la transmission des informations.
Organiser et planifier les réunions et rendez-vous.
Mettre à jour les agendas et plannings de la CPTS.
Suivre les adhésions des professionnels de santé.
Assurer le suivi administratif courant (classement, archivage, tableaux de suivi).
MISSION 2 – Communication opérationnelle

Mettre à jour le site internet de la CPTS (actualités, événements, ressources)
Participer à la création de supports de communication (affiches, invitations, newsletters) à l’aide d’outils adaptés tels que Canva.
Assurer la mise en forme de contenus de communication à partir d’éléments validés par la coordination.
Diffuser les informations auprès des professionnels de santé (mailings, newsletters).
Participer à la gestion des réseaux sociaux de la CPTS (publication et diffusion d’informations validées).
Contribuer à la valorisation des actions et événements de la CPTS.
MISSION 3 – Suivi administratif et interface comptable

Centraliser et organiser les pièces administratives et comptables (factures, justificatifs).
Assurer le suivi administratif des dépenses et factures.
Mettre à jour les tableaux de suivi.
Préparer et transmettre les éléments nécessaires au cabinet comptable.
Contribuer au suivi des indemnisations ou remboursements selon les procédures en place.
MISSION 4 – Appui à la coordination et organisation des événements

Appuyer l’équipe de coordination dans l’organisation logistique des réunions et événements.
Participer à la préparation des groupes de travail, formations ou rencontres professionnelles.
Gérer les invitations, inscriptions et diffusion d’informations liées aux événements.
Participer aux réunions d’équipe et aux temps de coordination internes.
Responsabilités

Gérer la correspondance, les courriels et le traitement administratif via Microsoft Office, Google Workspace et autres outils numériques.
Assurer la gestion des agendas, la planification des réunions et la coordination des projets.
Effectuer la saisie de données, le classement et l’archivage des documents administratifs.
Accueillir les visiteurs, répondre au téléphone en respectant les règles de l’étiquette téléphonique et gérer un système téléphonique multi-lignes.
Organiser et suivre les dossiers administratifs, y compris le classement physique et numérique.
Participer à la gestion des fournitures de bureau, à l’organisation d’événements internes ou externes et à diverses tâches d’administration courante.
Collaborer avec les équipes pour assurer une communication fluide et efficace entre tous les services.
Profil recherché
Nous recherchons une personne reconnue pour son sens de l’organisation et sa rigueur.
Doté(e) d’une aisance relationnelle et d’un excellent sens du contact, vous appréciez les échanges et avez une appétence pour la communication.