Assistant (F/H)

Description de l'annonce

Vos missions ;

Responsabilité opérationnelle
– Assurer des tâches de secrétariat pour le compte de l’agence et de ses équipes
– Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents
– Assurer la logistique administrative de l’agence
– Classer les documents et les courriers dans la GED
– Préparer, participer et rédiger les comptes rendus de réunions
– Organiser des évènements internes ou externes
– Considérer la sécurité de l’information dans son activité

Gestion de la relation client et des relations internes
– Accueillir et orienter les clients et visiteurs
– Tenir le standard et transmettre les messages
– Assurer le relais interne des fonctions supports
– Création de la lettre de mission et mise à jour du client dans le CRM
– Connaître les offres et l’actualité de l’agence

Suivi administratif et organisation
– Suivre les plannings des collaborateurs, prendre des rendez-vous
– Assurer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs)
– Gérer la réservation et la bonne tenue des salles de réunion et des espaces d’accueil
– Organiser les déplacements complexes et les réunions des équipes
– Gérer les fournitures de l’agence
– Respecter les délais et les plannings déterminés
– Alerter en cas de difficulté ou retard
– Respecter les procédures, normes et standards de l’agence