Secrétaire de mairie itinérante (H/F)

Description de l'annonce

Assurer le remplacement ponctuel et/ou le renfort des secrétaires des mairies de la CDC afin d’assurer le bon fonctionnement communal :
– Mettre en œuvre les décisions municipales
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
– Conseiller les élus
– Coordonner, organiser et gérer les moyens humains, matériels et financiers des communes
Activités et tâches principales du poste :

– METTRE EN ŒUVRE LES DECISIONS MUNICIPALES :

– Assister, conseiller et alerter les élus sur les questions juridiques
– Assurer le suivi du Conseil Municipal (convoquer aux réunions, monter les dossiers, préparer la salle et rédiger le compte-rendu) et des différentes commissions (convoquer aux réunions, monter les dossiers).
– Préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Conseil et du Maire dans le respect du cadre législatif et règlementaire.
– Monter les dossiers de demandes de subventions et en assurer le suivi (préparation des justificatifs).
– Assurer la gestion administrative des marchés publics.
– Rédiger l’ensemble de la correspondance administrative et technique de la collectivité.

– GERER LES MOYENS HUMAINS :

– Encadrer les agents, répartir et planifier leurs activités.
– Suivre le déroulement de carrière des agents ou leur contrat de travail
– Renseigner les agents
– Gérer les emplois du temps et les autorisations d’absence (avec l’accord de l’élu).
– Gérer les paies (en interne ou avec le CDG33 en fonction des situations) et les diverses déclarations.

– GERER LES MOYENS FINANCIERS :

– Gérer les financements de la collectivité.
– Préparer, mettre en forme les documents budgétaires et procéder à leur exécution
– Assurer le suivi financier de la collectivité et tenir la comptabilité : préparer les mandats et les titres de recettes.
– Assurer la gestion de la dette.
– Assurer la gestion des assurances et des sinistres.
– Relire l’ensemble des documents financiers.
– Gérer les achats publics.

– GERER LES MOYENS MATERIELS :

– Gérer l’utilisation des équipements municipaux.
– Assurer la gestion des équipements municipaux
– Veiller au respect des règles ERP.
– Définir les besoins en matériels et équipements et assurer les achats d’après les remontées des services (sous réserve de validation par l’autorité territoriale). –
– Assurer le suivi des contrats de maintenance.
– Assurer le classement de l’archivage et la conservation des documents administratifs.
– Gérer et suivre les dossiers « Ecole », « cantine », « garderie » et « transport scolaire » (le cas échéant).

– GERER LE SECRETARIAT GENERAL :

– Gérer le courrier Arrivée et Départ
– Rédiger et mettre à la signature le courrier du Maire
– Gérer l’approvisionnement en fournitures administratives.

– ASSURER L’ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES ADMINISTRES :

– Accueillir, orienter et renseigner la population.
– Rédiger les actes et tenir les registres d’état civil.
– Assurer le rôle d’Officier d’Etat civil délégué
– Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations) et délivrer des cartes d’électeurs.
– Suivre les procédures de délivrance des autorisations d’occupation des sols en lien avec les services compétents.
– Délivrer les dossiers divers et aider à leur compréhension

Activités et tâches secondaires du poste :

Participer aux missions de la Communauté de Communes