Chargé de gestion administrative pour l’apprentissage (H/F)

Description de l'annonce

Finalité :
Assurer la gestion des opérations administratives liées à l’apprentissage

Catégorie statut : Contractuel B

Résidence administrative : UFA Thomas Pesquet Coutances

Missions principales :

Aide à la gestion administrative des apprentis
– Organiser et accompagner les demandes d’apprentissage au sein du lycée : réunions d’information, sensibilisation au monde du travail, accueil et suivi des élèves pour la recherche de contrats
– Promouvoir les profils des candidats apprentis auprès des entreprises
– Conseiller les entreprises sur les rémunérations des alternants et les aides à l’embauche
– Recevoir les promesses d’embauche et éditer les contrats sur Ypareo
– Travailler en liaison avec le service conventionnement
– Promouvoir la mobilité internationale
– Informer sur les aides aux apprentis
– Assurer les demandes de 1er équipement
– Gérer les demandes d’aides au permis de conduire
– Actualiser des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …).
– Renseigner et compléter l’outil de gestion Ypareo

Aide à la gestion pédagogique des apprenti-es :
– Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d’apprentissage, livret de co-formation)
– S’assurer que les visites en entreprise soient bien réalisées
– Participer au suivi des livrets d’apprentissage et de co-formation
– S’assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

Aide à la gestion administrative des enseignants :
– Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants

Collaboration avec le bureau de la vie scolaire :
– Contrôler et suivre l’assiduité et les retards des apprentis dans Pronote, informer régulièrement les entreprises des absences
– Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l’apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendus et le suivi des actions.
– Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, .).
– Aide à l’intégration collective des élèves handicapés

Relations hiérarchiques :
– Le chargé de gestion administrative pour l’apprentissage est placé sous l’autorité sous l’autorité du chef d’établissement, en lien , le DDFPT et le pôle apprentissage.

Spécificité :
– Informer, communiquer sur les formations par apprentissage
– Conseiller et accompagner les publics
– Organiser et participer à des actions de communications et événements liés à l’apprentissage
– Journée information Maîtres d’Apprentissage (invitations, statistiques sur les apprentis, accueil…)

Particularités fonctionnelles :
1607 h annualisées en établissement (sur tous les temps d’ouverture du lycée), en télétravail et travail à distance
– Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.

Connaissances :
– Maitriser les outils de bureautique.
– Connaître les conditions et modalités de mise en œuvre de l’apprentissage
– Posséder des qualités rédactionnelles
– Connaître la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).

Profil professionnel :
– Discrétion professionnelle.
– Aptitude au travail en équipe.
– Aptitudes relationnelle et aisance à s’exprimer.
– Flexibilité et dynamisme.
– Autonomie, disponibilité et bienveillance.
– Rigueur et ponctualité.

Compétences opérationnelles :
– Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives
– Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.
– Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.
– Savoir appliquer la réglementation.
– Savoir être organisé et méthodique.
– Savoir adapter sa posture et son discours en fonction du public (élève, famille, équipe pédagogique, direction…)