Responsable accueil et logistique des équipes artistiques (H/F)

Description de l'annonce

Pour sa 9e édition, qui se tiendra du 22 au 24 juillet 2026, la Ville de Valence recrute son/sa Responsable accueil et logistique des équipes artistiques qui fera en sorte que les artistes se sentent attendus, accueillis et accompagnés dès leur arrivée.
Vous êtes à la fois organisateur, coordinateur et facilitateur, en lien permanent avec les productions, l’équipe du festival et les services de la Ville.

Gestion de l’accueil des équipes artistique
– Analyse des contrats de cession, des fiches d’accueil et des riders, négociation avec les productions pour établir les besoins
– Edition et envoi des feuilles de route, plannings des artistes et fiches d’accueil pour les équipes artistiques
– Organisation de l’accueil physique des équipes artistiques
– Résolution les problèmes logistiques.

Organisation et mise en place de l’espace loge
– Supervision des opérations de déménagement et d’installation de l’espace loge en lien avec le régisseur de site, l’équipe du Théâtre de la Ville et le service logistique
– Installation et préparation des espaces loges
– Planification nettoyage et réaménagement
– A l’issue du festival, inventaire et rangement du mobilier et équipements propres à l’aménagement des loges.

Gestion des repas et de l’accueil des équipes du festival
– Rédaction et suivi de la consultation pour la restauration des équipes artistiques et de l’équipe du festival en lien avec l’administratrice du festiva
– Mise en œuvre avec le prestataire de la restauration du festival
– Organisation des catering
– Lien avec le service mécénat autour des dons en nature faits au festival.

Gestion des accréditations
– Recensement des différentes accréditations auprès des productions, des services de la ville et des équipes du festival.

Gestion budgétaire et encadrement de l’équipe d’accueil
– Suivi des dépenses
– Planification du travail et encadrement de l’équipe d’accueil des artistes
– Rédaction et suivi des consultations et demandes de devis
– Réception, vérification et classement des pièces comptables
– Travail sur la question budgétaire avec l’administratrice du festival.

Profil
Vous disposez d’une formation supérieure en administration culturelle ou d’un parcours professionnel équivalent.
Vous avez déjà participé de manière opérationnelle à l’organisation et à la gestion d’un festival ou d’un événement culturel d’envergure, idéalement dans un environnement public ou en lien avec une collectivité territoriale.

Compétences et connaissances attendues
– Vous connaissez les spécificités de l’organisation de festivals, notamment l’accueil d’artistes, la gestion des tournées et les exigences liées aux riders et fiches techniques
– Vous maîtrisez les outils bureautiques et l’environnement informatique (Excel, Word, logiciels métiers) et êtes à l’aise avec le suivi administratif et organisationnel
– Une bonne compréhension du fonctionnement et du cadre juridique des collectivités territoriales constitue un véritable atout pour évoluer efficacement dans ce contexte.

Vos atouts
– Vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation, avec une capacité à planifier, anticiper et gérer plusieurs sujets simultanément
– Doté d’un relationnel solide, vous savez instaurer un climat de confiance avec des interlocuteurs et gérer les situations sensibles avec diplomatie
– Vous travaillez avec rigueur, en respectant les procédures administratives, les contraintes budgétaires et les délais
– Vous appréciez le travail collectif et êtes capable de coordonner et encadrer une équipe, dans un environnement où la réactivité et l’entraide sont essentielles.

Condition du poste
– Contractuel/le de la fonction publique territoriale ou intermittence du 1 avril au 31 juillet
– Amplitude horaire variable notamment les jours de concerts.

Plus d’informations : Florence BERNARD, Administratrice du Théâtre de la Ville, 04 75 79 25 46
Transmettre CV + LETTRE DE MOTIVATION via le site employeur
Les candidatures seront étudiées au fur et à mesure de leur arrivée.