Assistant(e) Administratif (H/F)

Description de l'annonce

FONCTIONS
– Secrétariat administratif :
– Assure l’accueil physique et téléphonique du siège
– Assure la gestion du courrier
– Assure le secrétariat et l’assistance du Directeur départemental
– Est l’interface entre la Direction du Siège et les secrétariats des sites dépendant du Siège.

– Secrétariat des Ressources Humaines :
– Assiste la Responsable RH-Paie dans la gestion administrative de la fonction RH de l’Association
– Organise et assure le suivi et la complétude des dossiers individuels des personnels du siège
– Met à jour le RUP en fonction des modifications des données relatives aux salarié.e.s
– Assure des tâches RH d’ordre administratif (déclaration des arrêts de travail, DPAE, suivi des convocations à la médecine du travail ; transmission des données de base à la Mutuelle d’entreprise ; commande de chèques déjeuners ; suivi administratif des dossiers de formation.)
– Transmet les bulletins de salaire aux salarié.e.s de l’association
– Participe à l’organisation de réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers.).

– Secrétariat statutaire :
– Rassemble l’ensemble des pièces constituant le suivi statutaire de l’Association (convocations et compte rendus de réunions ; attestations de déclarations.)
– Procède aux déclarations officielles nécessaires à la vie de l’Association (Préfecture, SDJES, Fédération nationale.)
– Gère l’ensemble de la procédure des adhésions individuelles et collectives
– Assiste le Conseil d’Administration été le Directeur Départemental dans la préparation des bilans d’activité (mise en page, relecture…).

– Support au pôle financier :
– Assure le suivi administratif des factures, devis et dépenses.
– Participe à la gestion des factures, devis, bons de commande et autres documents de gestion.
– Suit les relations avec la CAF
– Met à jour les outils de suivi et les indicateurs CAF

– Gestion logistique et communication :
– Assure la gestion des prestataires et des différents parcs (photocopieurs, matériels et réseaux informatiques, parc automobile, téléphonie mobile.)
– Gère la relation avec le prestataire assurances (relation avec l’assureur ; déclarations d’accidents ; suivi des dossiers.)
– Assure le suivi des prestataires liés aux travaux et entretien du bâtiment du siège (petits travaux d’entretien ; ménage.)
– Assure la gestion des fournitures de l’ensemble des salariés du siège (commandes, suivi, etc.)
– Assure le bon fonctionnement général du site du Siège

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCES
– Bonnes connaissances du milieu associatif
– Maîtrise parfaite du pack office et plus globalement des outils de bureautique
– Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, Sharepoint, planning partagé.)
– Connaissance du logiciel de paie MySILAE et du fonctionnement d’un logiciel de comptabilité sont un plus

SOFT SKILL
– Sens de l’organisation et rigueur impératives
– Grande discrétion
– Autonomie
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité d’adaptation
– Sens des priorités, réactivité
– Esprit d’initiative
– Aisance relationnelle

INFORMATION sur le POSTE
– Travail du lundi au vendredi
– Déplacements occasionnels avec le véhicule de service
– Rémunération mensuelle brut de base 2184.99 € (groupe D – coef 305 de la grille conventionnelle ECLAT)

AVANTAGES
– Mutuelle prise en charge à 100 % par l’employeur (sur les garanties de base)
– Tickets restaurant sur demande (prise en charge employeur à hauteur de 57 %)
– Prise en charge possible de l’abonnement de transports en commun, mobilité verte, à hauteur de 85 %.
– CSE – chèques vacances, carte cadeau de fin d’année..