ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)
Description de l'annonce
Missions principales :
– Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant et des techniciens
– Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
– Accueillir physiquement la clientèle
– Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (compte rendu réunion de chantier, préparation des rendez-vous etc)
– Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
– Préparation des dossiers techniciens chantier
– Réceptionner et trier le courrier et les mails / classement
– Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
– Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
– Reporter les devis signés, ainsi que les chantiers à planifier
– Facturations clients
– Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
– Gérer les notes de frais.
– Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables, réceptionner et vérifier la conformité des livraisons.
– Vérifications factures fournisseurs / pointage BL
– Communication et gestion des réseaux sociaux (facebook, Instagram.)
– Effectuer des supports de communication (présentation entreprise pour réunion de réseau)
– Participer à l’organisation et la gestion des formations.
– Réaliser un suivi administratif du personnel. (Visite médicale, mutuelle, congés payé etc), recrutement si nécessaire.
– Gestion Flotte automobile
– Gestion des dossiers de qualifications (RGE + QualifELEC)
– Gestion des dossiers d’aides CEE et Ma Prime Renov
– Gestion des inscriptions salon / foire
– Saisie + transfert d’éléments pour envoi cabinet comptable
– Relation fournisseurs
– Gestion des appels d’offres
– Gestion et suivi des contrats d’entretiens
Connaissance :
– Maitrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
– Logiciel EBP
– Expérience similaire souhaitée
Compétences recherchées :
– Dynamisme
– Esprit d’initiative
– Organisation et rigueur
– Polyvalence