Assistant administratif (H/F)

Description de l'annonce

DESCRIPTION DE L’EMPLOYEUR :
L’académie de Versailles regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val d’Oise (95). Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves, l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé). Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation continue des adultes et de l’insertion professionnelle. À cet effet, le GIP-FCIP gère les activités des structures et dispositifs suivants :
– le département développement de la DRAFPIC (délégation régionale académique à la formation professionnelle initiale et continue)
– le CAFOC (centre académique à la formation continue)
– le DAVA (dispositif académique de validation des acquis)
– la cellule FESI
– le CFA Académique (service apprentissage)

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
Poste rattaché à la Direction des Affaires Financières du GIP-FCIP. Sous l’autorité hiérarchique du responsable de l’unité administrative et financière (N+1),et du Directeur des Affaires Financières (N+2), assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative et financière, d’assistance technique, et matérielle :
Composition et effectifs :10 à 11 agents.

DESCRIPTIF DU POSTE :
Gestion administrative et financière :
– Prise en charge, instruction et suivi de dossiers administratifs et financiers spécifiques avec le chef de service, établissement des bons de commande, paiement des factures, suivi administratif et financier
– Prise en charge de la facturation et son suivi, alimentation des tableaux de bord, réalisation des extractions dans les systèmes d’information, saisie et mise à jour des bases de données relatives à la gestion. Dépôt des factures sur les plateformes ou envoi par courrier
– Collecte et contrôle des pièces justificatives nécessaires, et archivage
– Participation à la prise en charge des frais de déplacements
– Participation à l’archivage du compte financier
Assistance technique, et matérielle :
– Participation à l’accueil physique et téléphonique et à l’orientation des interlocuteurs internes et externes
– Participation au secrétariat du service administratif et financier
– Participation à la gestion du courrier
– Participation à la gestion matérielle du GIP-FCIP (commandes de fournitures, gestion des photocopieurs, gestion des consommables, liste non exhaustive)

COMPETENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITÉES
Connaissances, savoirs :
– Connaissance des principes de gestion financière et de la comptabilité publique
– Compréhension des règles de la formation continue
– Relations entre l’organisme (GIP-FCIP), le stagiaire, l’entreprise et/ou le financeur (OPCO), relations commerciales avec les clients
Savoir-faire :
– Maîtrise des outils bureautiques
– Logiciel de comptabilité
– Contrôle et archivage des pièces justificatives
Savoir être :
– Capacité à travailler en équipe et avec divers interlocuteurs internes et externes
– Rigueur, autonomie, et réactivité
– Esprit d’initiative, sens de l’organisation
– Savoir planifier ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, et respecter les délais
– Savoir rendre compte
– Mettre en œuvre les procédures dans une démarche qualité

SPECIFICITES DU POSTE :
Encadrement : NON
Conduite de projet : NON
Fourchette de rémunération indicative : de 23 000 € à 26 000 € bruts annuels selon le profil (expérience et diplôme)
Diplôme minimum requis à l’entrée : Bac+2 et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire
Sujétions particulières liées à l’exercice budgétaire et au traitement des dépenses et des recettes du GIP-FCIP.