Chargé d’accueil et de gestion administrative (H/F)

Description de l'annonce

La Mairie de Vaujany recrute un chargé d’accueil et de gestion administrative (H/F) en remplacement d’un agent temporairement absent et en renfort du service pour une durée de 6 mois.

MISSIONS
Vous contribuez à l’accueil physique et téléphonique des usagers et vous garantissez la bonne exécution et le suivi de dossiers administratifs divers.

– Assurer la polyvalence en lien avec l’accueil du public et le suivi des dossiers associés
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
Recevoir, filtrer et réorienter les demandes de renseignements
Transmettre les informations nécessaires à l’établissement des passeports et CNI
Etablir des documents administratifs (aides sociales, licences et débits de boissons, recensement militaire, attestations…) et assurer le suivi des dossiers
Assurer la tenue et le suivi des plannings de réservation des salles communales et établir les contrats de location et états des lieux
Assurer le suivi des dossiers d’Etat Civil (rédiger les actes, tenir à jour les registres.)
Assurer le lien entre les usagers et France Services
Assurer le suivi des dossiers en lien avec la vie scolaire (école, transport scolaire.)
Etablir les récépissés liés aux demandes d’inscriptions locations meublées de tourisme
Assurer le lien avec les associations communales
Gérer les réservations et attributions de places pour les matchs de hockey (partenariat BDL)
Effectuer l’enregistrement du courrier, presse
Gérer les demandes de transports pour les rdv médicaux

– Assurer la gestion administrative et financière des services techniques
Rédiger des courriers, documents et notes
Etablir les comptes rendus des Commissions travaux et assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions en lien avec les référents
Gérer les commandes hors marchés (demander des devis et établir les bons de commandes) en lien avec les différents services
Vérifier les factures et en assurer le suivi
Recevoir, filtrer, organiser et transmettre les informations relatives au service technique
Assurer le suivi des consommations énergétiques (carburants, électricité, gaz.)
Assurer le suivi des contrats et de la facturation EDF
Mise à jour de la Base Adresses
Effectuer les commandes de produits d’entretien

– Assurer une polyvalence sur la gestion des logements communaux
Contribuer à la gestion du parc immobilier communal
Contribuer à la préparation des contrats de location