Hôtesse d accueil secrétaire (H/F)

Description de l'annonce

MISSIONS GENERALES :

– Assurer principalement l’accueil physique au bureau du port (accueil – identification – renseignement – orientation) : plaisanciers, prestataires de services et entreprise, public divers, associations
– Assurer l’accueil téléphonique (réception, acheminement et orientation), gestion du standard et de la messagerie
– Gérer la partie administrative du plan d’eau sous la responsabilité de maître de port – édition des factures, récupération des documents auprès de clients et devis pour les escales
– Gérer des attributions de places de port en coordination avec le Maître de Port et l’équipe du pôle accueil
– Faire l’interface entre l’accueil du bureau du port et les agents de terrain (sur le plan d’eau ou sur les quais)
– Encaisser et facturer (recettes des ports de plaisance, places de port, produits divers), tenue de la caisse de l’accueil, ventes de produits divers (boutique, cautions.)
– Suivi des relances clients et des procédures contractuelles en lien avec l’administration.
– Mettre en forme des courriers divers adressés aux clients, des documents (WORD EXCEL)
– Faire de la veille qualité du service aux plaisanciers , indentification des causes, traçabilité, et retour client en lien avec la hiérarchie,
– Apporter une aide administrative générale: Réaliser des opérations de reprographie, statistiques, tableau de bord, classement et archivage, gestion documentation touristique, livret d’accueil du plaisancier, mise à jour des données référencées dans les supports extérieurs ( bloc marine, guides, affichages extérieurs, mailing clients)
– Veille sur les commentaires clients, cahier de doléances et mails pour en référer à la direction

Activités annexes en gestion administrative :
– Participer à divers tâches de secrétariat (statistiques, relance client, procédure de mise à disposition de matériel divers, enregistrement du courrier, suivi d’agenda.)
– Participer et rédiger des comptes rendus (comité des plaisanciers, réunion de direction)
– Suivre les tableaux de bord, des statistiques sur la fréquentation ou des enquêtes qualités
– Gérer le planning pour la Zone technique en accord avec le maître de port principal
– Organise la diffusion et la collectes des informations pratiques pour services aux clients ( postes à quai, sur la zone technique, entreprises sur le port, associations)
– Prendre contact avec les entreprises pour obtenir des devis
– Apporter une aide logistique lors d’événements organisés sur le port