Assistant(e) Administratif(ve) – Formation Courte (H/F)
Description de l'annonce
Environnement professionnel / contexte du poste :
Dans le cadre d’un renforcement temporaire de l’équipe en charge de la formation courte, L’EPLEFPA de Bordeaux-Gironde recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) d’assurer la gestion administrative et qualitative des actions de formations courtes, avant, pendant et après leur réalisation.
Missions à exercer/ Objectifs:
Placé(e) sous la responsabilité de la direction, vous assurez un rôle central dans le bon déroulement des formations :
Avant la formation
– Gestion administrative des dossiers stagiaires (inscriptions, conventions, convocations, émargements).
– Vérification de la conformité des dossiers au regard des exigences qualité (Qualiopi).
– Préparation des documents administratifs et pédagogiques nécessaires au démarrage des formations.
– Interface avec les formateurs et les financeurs si besoin.
Pendant la formation
– Accueil des stagiaires.
– Suivi des présences et de la conformité des documents.
– Point de contact privilégié des stagiaires pour toute question administrative ou organisationnelle.
Après la formation
– Collecte, traitement et archivage des documents de fin de formation.
– Envoi et suivi des questionnaires de satisfaction.
– Gestion et traçabilité des réclamations, en lien avec la démarche qualité.
– Classement et archivage des preuves qualité.
Profils et Compétences recherchés :
Compétences techniques : Bonne Connaissance des normes qualité, notamment QUALIOPI, connaissance des dispositifs et du droit de la formation.
Savoirs faire : Maîtrise des logiciels bureautiques et outils numériques, capacité de gestion administrative et logistique de la formation, capacité d’organisation et de suivi.
Savoirs-être : qualités relationnelles, travail en équipe, autonomie, rigueur, polyvalence, sens de la confidentialité et du service.
Formation/ expérience: Formation ou expérience significative en administration, idéalement dans le secteur de la formation.
Prise de poste :
Poste à pourvoir le 01/03/2026.
Accompagnement et Tutorat à la prise de fonction.