Assistant (F/H)

Description de l'annonce

L’Assistant(e)assure tout ou partie des missions et activités suivantes :

Gestion quotidienne et coordination

Assurer la gestion, l’organisation et la coordination quotidiennes de l’unité : fourniture de bureaux, gestion des absences (pointage dans TRANSAT), planning des congés, organisation de séminaires, gestion du matériel et de l’équipement (téléphones, matériel informatique, EPI,
etc.)

-Participer à la gestion administrative des agents de l’ADO-IE (réservation des déplacements, ODM, certificat d’assurance, etc.)

-S’assurer du pointage de l’ensemble de l’unité dans GA

-Rédiger le compte rendu de réunion d’unité

-Assurer un suivi des retours des enquêtes satisfaction

-Réaliser un soutien ponctuel en cas d’absence d’assistant(e) dans une autre unité

Gestion des outils, archives et commandes

-Mettre à jour ANTILOPE et être le correspondant archivage de l’unité

-Gérer les différentes commandes (SIMET, E-Doc, E-Proc)

-Établir les dépêches et GEDEM pour assurer le bon fonctionnement des différents outils

-Gérer les abonnements aux revues

-Assurer la gestion et le suivi des commandes (bons de commande)

Gestion des locaux et équipements

-Collecte du courrier

-Contact avec la gestion de l’établissement, signalement des matériels déficients

– Mise à jour des casiers et boîtes aux lettres

Procédures comptables et budgétaires

-Contribuer au respect des procédures comptables et budgétaires (gestion des bases de données)

Interface et communication

-Assurer l’interface avec le secrétariat général de l’UITP

-Assurer la gestion de la communication de l’ADO-IE (réalisation de posts pour l’intranet MOP)

Ce poste, basé à FONTENAY SOUS BOIS est à pourvoir dans le cadre d’une mission d’une durée de 3 mois.

La rémunération brute annuelle est entre 35 et 45K€