ASSISTANT(E) OPERATIONNELL(E) TECHNIQUE ET ADMINISTRATIV(E) (H/F)

Description de l'annonce

PRESENTATION DE LA STRUCTURE
L’atelier GARRABÉ est un Atelier d’architecture polyvalent à taille humaine (4 personnes), intervenant sur des projets diversifiés, tant en maîtrise d’ouvrage publique (bâtiments publics dans les domaines de l’éducation, de la santé, du culturel, du tertiaire, de la rénovation.) que sur la commande privée d’ampleur plus restreinte. Notre agence accompagne ses clients de la conception à la livraison des projets !
Nous recherchons une Assistant(e) opérationnelle – Technique & Administrative qui occupera un poste transversal au sein de notre Atelier afin d’accompagner l’équipe d’architectes dans la gestion quotidienne des projets et de l’agence.

INTITULÉ DU POSTE
– Assistante Technique et Administrative (H/F)
– Type de contrat : CDD avec objectif CDI – Temps plein ou partiel
– Localisation : Millas (15 min de Perpignan)
– Rattachement hiérarchique : Architecte gérante

MISSIONS PRINCIPALES
– Gestion administrative & Communication :
– Accueil & Agenda : accueil téléphonique et physique, gestion des agendas et programmation
– Correspondances : gestion et archivage des courriers / mails entrants et sortants.
– Organisation des dossiers : ouverture, suivi, archivage des documents.
– Assistance à la Planification des Opérations de l’Atelier: planning travail (en lien avec l’équipe et la direction)
– Bases de données internes : suivi et mise à jour.
– Dossier de candidature de l’entreprise : mise à jour et enrichissement (références).
– Appels d’offres de Maîtrise d’œuvre (Public & Privé) : veille, élaboration et suivi des dossiers.
– Suivi des contrats de Maîtrise d’œuvre :
– Contrats, avenant, sous-traitance rédaction, diffusion et suivi
– Honoraires équipes suivi (facturation : dépôt chorus, relance en lien avec direction)
– Suivi des assurances : des co-traitants, entreprises chantier et atelier
– Gestion des fournitures et relation avec les prestataires
– Mise à jour du site internet (en cour) et des réseaux professionnels

– Assistante technique – Phases Etudes projets : en collaboration avec le Chef de projet
– Constitution et mise à jour des dossiers de projets (APS, APD, PRO, DCE.)
– Mise en forme de documents techniques (pièces écrites, notices, tableaux.)
– Montage des dossiers administratifs (permis de construire, autorisations.)
– Pièces administratives des Dossiers Consultations des Entreprises : rédaction, diffusion et suivi.
– Rapport d’analyse des offres des entreprises : vérification des candidatures / offres, rédaction des tableaux d’analyse, courrier de demandes complémentaires, courrier de rejet.
– Marché de travaux : montage, notification et diffusion des dossiers.

– Assistante technique – Phases Chantiers projets : en collaboration avec le Chef de projet
– Formalités de démarrage : liste intervenants, précisions.
– Ordre de service : rédaction, diffusion et suivi.
– Agréments des demandes de sous-traitants Entreprises : rédaction du visa, diffusion et suivi.
– Situations de travaux Entreprises : vérification de la conformité administrative & arithmétique, rédaction des certificats de paiement, diffusion et suivi (Chorus Pro)..
– Travaux supplémentaires Entreprises : rédaction des fiches de présentation, diffusion et suivi.
– Avenants Entreprises : rédaction, diffusion et suivi.
– PV de réception des travaux : rédaction, diffusion et suivi.
– Dossier des Ouvrages Exécutés : compilation, diffusion et suivi.
– Garantie de parfait achèvement : suivi des demandes.

PROFIL RECHERCHÉ
– Formation
o Bac +2 minimum (BTS Assistant de gestion, Assistant PME, Assistant technique, ou équivalent) ou expérience équivalente.
o Une formation ou expérience dans le secteur du bâtiment / architecture / ingénierie serait appréciée.
– Expériences
o Expérience souhaitée de 2 à 5 ans sur un poste similaire
o Une expérience en cabinet d’architecture, bureau d’études ou entreprise de construct