Assistant(e) BackOffice Communication & Administration des Ventes (H/F)
Description de l'annonce
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Back-Office Communication et Administration des Ventes fiable, mature et rigoureux. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du back-office de l’agence, garantir l’efficacité des processus d’administration des ventes et la qualité de la communication, notamment dans la relation avec les fournisseurs et l’équipe de production.
Objectif principal : Soulager les Chefs de Projet et les Co-gérants des tâches opérationnelles quotidiennes, chronophages et récurrentes (facturation, suivi de production, gestion des dossiers) pour garantir la fluidité et l’efficacité des opérations.
Note importante : Ce poste est un rôle stable et structurant d’assistance back-office. Il ne vise pas une évolution vers un poste de Chef de Projet à court ou moyen terme, afin d’assurer une pleine satisfaction et un engagement durable sur les missions confiées.
L’Assistant Back-Office Communication et Administration des Ventes aura les responsabilités suivantes :
1. Administration des Ventes et Suivi Opérationnel
– Gestion de la facturation et du suivi : Assurer la facturation et son suivi rigoureux.
– Gestion des dossiers : Gérer et archiver les briefs de communication et construire les dossiers d’appels d’offres avec validation du supérieur hiérarchique.
– Achats et Devis Fournisseurs : Demander les devis fournisseurs et les saisir sur le logiciel de gestion après validation du Chef de Projet ; valider les commandes et assurer leur suivi.
– Suivi des délais : Assurer un suivi rigoureux des délais de production et de livraison, en veillant au respect des engagements contractuels.
– Gestion de la qualité : Valider les fichiers (BAT) et prendre en charge les relectures/vérifications des supports de communication pour garantir la qualité et la conformité.
2. Support Administratif et Relationnel :
– Accueil et communication : Accueillir les clients et assurer les déplacements clients/fournisseurs.
– Communication interne/externe : Répondre au téléphone, gérer les mails et prendre en charge la relation et les échanges quotidiens avec l’équipe de production (interne ou externe).
– Ordonnancement des tâches : Ordonnancement et planification des tâches opérationnelles (via l’outil de gestion type Furious ou autre).
– Relation Fournisseurs : Gérer les relations avec les fournisseurs et veiller au respect des engagements contractuels et des délais.
– Achats divers : Gérer les achats divers (liés aux projets et à la vie de l’agence).
3. Contribution aux Projets et Amélioration des Processus :
– Support Projet : Assurer le rôle de second et d’accompagnateur sur les projets ; concevoir et rédiger les devis pour les Chefs de Projet.
– Intégration technologique : Contribuer à l’intégration et à l’optimisation des processus par l’utilisation de l’Intelligence Artificielle (IA) et des outils de pilotage.