Assistant / Assistante administration des ventes (H/F)

Description de l'annonce

Vous réaliserez le traitement commercial et administratif des commandes clients et des achats dans un objectif de qualité.

Missions et activités principales :

Assurer le traitement administratif des ventes, des achats et des occasions
– Rédiger, contrôler la cohérence des informations et transmettre les propositions/devis aux commerciaux et/ou clients
– Réaliser l’étude technique et commerciale de la commande (délais de fabrication, disponibilité des produits, coûts, délais de livraison,.) et tenir informer le commercial
– Commander les machines et accessoires auprès des usines
– Gérer et réduire le stock des accessoires
– Vérifier les confirmations de commandes, les faire valider par les commerciaux et adresser au client une confirmation de commande
– Etablir les pré-bilans d’affaires
– Enregistrer informatiquement les confirmations de commandes machines et accessoires
– Organiser les démonstrations de matériel : demande écrite auprès de l’usine et retour rapports de démonstration via les commerciaux
– Constituer les dossiers occasion (fiches d’expertises.)
– Collecter les documents pour les reprises (certificats de conformité, VGP.)
– Mettre à jour le site internet
– Construire les dossiers d’appels d’offre

Etablir la planification des réceptions, livraisons et coordonner les actions
– Suivre le planning et les délais de livraison
– Organiser et planifier avec le SAV la préparation des machines sur devis
– Organiser et planifier les livraisons avec le service transport et les commerciaux
– Planifier les mises en services auprès du prestataire
– Etre l’interface permanent et garant entre les clients, les usines et les services internes (SAV / Commercial /Compta) tout au long de l’évolution du dossier

Suivre les éléments de paiement des commandes et de refacturation
– Rechercher les financements pour les matériels et constituer les dossiers de financement
– Créer les ouvertures de compte pour prospect
– Etablir les factures de vente
– Suivre et relancer les règlements des clients
– Vérifier les factures fournisseurs et traiter les litiges
– Facturer dans les meilleurs délais les locations longues durées (LLD) et toute autre location
– Facturer les prestations de transport aux différents clients/prestataires
– Valider les bilans d’affaires pour le commissionnement des commerciaux

> Assurer le secrétariat de Direction et du Service Commercial
– Compléter le tableau des « affaires perdues »
– Etablir et mettre à jour un tableau prévisionnel des ventes
– Créer et tenir à jour divers tableaux de bord pour la Direction
– Préparer les réunions commerciales en collaboration avec le Directeur Régional
– Constituer les dossiers machines : bons de commande fournisseurs, accusés de réception de commandes, bons de livraisons et archiver pour le suivi du matériel
– Mettre à jour les fiches des matériels dans le logiciel informatique
– Transmettre les informations commerciales des usines (tarifs, promotions, nouveautés)
– Gérer le stock et la mise à jour des prospectus,
– Gérer le stock d’objets publicitaires
– Préparer et suivre des opérations commerciales ponctuelles (mailing, enquêtes.)
– Organiser des manifestations commerciales (foires, expositions, salons, .) et les déplacements (voyages usines.)
– Gérer le courrier : réception, affranchissement, enlèvement pour l’agence
– Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’agence
– Gérer le fax principal de l’agence et la boîte e-mail générale (distribution aux destinataires)

Respecter les règles et procédures concernant l’hygiène, la sécurité du travail et l’environnement
– Respecter les règles, procédures internes et bonnes pratiques en matière d’hygiène, de sécurité, d’environnement et de qualité (procédures, règlement intérieur)
– Respecter la politique groupe et les lois environnementales en veillant à travailler dans une démarche d’amélioration continue
– Utiliser les filières de réutilisation et de recyclage des déchets mises à disposition dans chaque agence
etc.