Assistant de formation (F/H)

Description de l'annonce

Assure le bon fonctionnement logistique et administratif de l’ensemble des activités de formation, sous la hiérarchie du responsable de formation, de l’ouverture de la convention d’une action jusqu’à sa clôture.

Rattachement hiérarchique :
N+1 : Responsable de formation
N+2 : Direction d’établissement

Relations fonctionnelles :
Equipes pédagogiques, équipe cadre
Direction financière et fonctions supports de l’association
Missions
– Suivi administratif et facturation des prestations de formation sur le pôle de formation avec, selon les conventions, des missions transversales dans l’organisme de formation
– Gère et coordonne les informations liées aux prestations de formation (par exemple : communication avec les apprenants, transmission des informations à l’équipe pédagogique, suivi technique auprès des interlocuteurs techniques des financeurs)
– Accueille et informe les différents interlocuteurs (par exemple : apprenants, entreprises, intervenants externes)
– Assure le suivi pré et post-formation dans sa dimension administrative
– Assure la gestion administrative et économique des actions de formation en lien avec le responsable de formations
– Saisie des temps de présence formateurs dans le logiciel dédié
o Sofia : Logiciel interne Stagiaires et salariés
o Rému, Form prof Déclaration heures stagiaires
o SAFIR : rémunération stagiaire
o KAIROS pour la rémunération des stagiaires de la formation professionnelle
o CHORUS : facturation

Activités

Suivi des conventions :
– Ouverture des dossiers sur les progiciels informatiques dédiés
– Mise en place des outils de suivi sur la durée de la convention, sous la supervision du responsable de formation
– Participation à l’élaboration des bilans d’action et rapport d’activité

Échanges avec les stagiaires :
– Accueil des apprenants à l’accueil du centre en présentiel et téléphonique
– Information téléphonique sur le déroulement administratif de la formation
– Réponses aux questions administratives posées tout au long du parcours
– Communication avec les apprenants, transmission des informations nécessaires
– Convocation, courriers, transmission des programmes et documents pédagogiques, etc.
– Collecte des informations : feuilles d’émargement, attestations
– Constitution des dossiers d’indemnisation des stagiaires

Aide à la Facturation:
– Saisie des entrées, présences en fonction des plannings dans les applicatifs dédiés, vérification et validation des heures pour facturation (formateurs et stagiaires)
– Complétude des extranets liés aux prestations, récolte, scan et attachement des livrables, validation de la prestation
– Établissement des factures
– Adressage au client et/ou à l’organisme financeur
– Saisie des tableaux de bord de gestion mensuelle

Compétences à mobiliser pour le poste :
Savoir-faire :
– Montage et suivi d’un dossier de convention de son ouverture jusqu’à sa clôture
– Aisance informatique générale
– Organisation, planification
– Facturation

Connaissances :
– Logiciel du pack office 365
– Secrétariat (classement, courriers, etc.) ;
– Concepts et termes techniques de l’univers de la formation – Actions préparatoires

Aptitudes :
– Accueil de tout type de public et demandes avec diplomatie et patience
– Rigueur
– Discrétion/confidentialité respect des données RGPD
– Sens du service interne et externe
– Travail en équipe
– Force de proposition

Formation et expérience souhaitées :
– Formation initiale : BTS niveau Bac + 3
– Expérience dans l’univers de la formation sur des fonctions similaires

Conditions :
Vous travaillerez sur un site principal avec des déplacements sur 3 sites en fonction des conventions suivies et des travaux en équipe.
Durée de contrat CDD de 5 mois renouvelables selon les besoins de l’activité.
Palier :10 négociable selon expérience et potentiels
Les missions peuvent évoluer selon les orientations fixées par l’association.

MERCI DE JOINDRE UNE LETTRE DE MOTIVATION EN PLUS DE VOTRE CV