Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description de l'annonce

Etablissement Psychiatrique à vocation départementale.
Finalité du poste:
Assurer le secrétariat du Directeur des Ressources Humaines et de la Directrice des Soins et de la Qualité et certaines missions en lien avec la Direction des Ressources Humaines et la Direction des soins.
Missions:
A) Secrétariat du Directeur des Ressources Humaines et de la Directrice des soins et de la qualité
– Accueil des personnes ;
– Gestion des mails, courriers et appels téléphoniques ;
– Frappe de courriers ;
– Création, mise à jour et diffusion de divers documents, notes, en lien avec son domaine d’activités ;
– Prise de RDV et mise à jour des agendas ;
– Traitement des ordres de mission ;
– Réservation de salles ;
B) Autres activités en lien avec la Direction des Ressources Humaines
– Gestion des formations incendie et AFGSU
– Gestion des congés des Psychologues de l’Établissement
– Gestion des dossiers des stagiaires hors étudiants infirmiers et étudiants aides-soignants
C) Autres activités en lien avec la Direction des soins
– Gestion du planning d’astreintes paramédicales ;
– Organisation des élections pour La Commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT);
– Secrétariat de la CSIRMT (convocation, ordres du jour, comptes-rendus) ;
Compétences liées au poste
– Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
– Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
– Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
– Prendre des notes
– Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
– S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes
– Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
– Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)
– Capacité d’adaptation ;
– Sens de l’organisation ;
– Comportement adapté dans ses relations avec l’équipe et / ou les usagers ;
– Respect du secret professionnel ;
– Engagement / motivation.
Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.
CDD de 3 mois renouvelable.