Assistante administrative et financière (H/F)

Description de l'annonce

L’entreprise HEDOUX, implantée à Cagny, acteur incontournable de la serrurerie-métallerie dans le bâtiment recrute dès à présent :
Un(e) assistant(e) d’exploitation H/F. Vous travaillez du lundi au vendredi.
Rejoignez une entreprise familiale et dynamique, spécialisée en serrurerie et métallerie, intervenant sur des projets variés et ambitieux. Depuis plusieurs années, l’entreprise HEDOUX met son savoir-faire au service de ses clients en proposant des ouvrages métalliques sur mesure, fiables et durables, adaptés aux besoins du terrain. Notre développement constant témoigne de la confiance accordée par nos partenaires et de notre exigence en matière de qualité. Chaque collaborateur joue un rôle essentiel dans la réussite des projets, et c’est ensemble que nous concevons et réalisons des structures métalliques performantes et durables.
Vos principales missions d’un(e) assistant(e) d’exploitation sont réparties en plusieurs domaines :
Accueil :
– Accueillir, filtrer, orienter et noter les messages et demandes téléphoniques
Suivi administratif des opérations :
– Préparer les dossiers administratifs d’appels d’offre à l’aide du cahier du procédure, dans le cadre d’une réponse (mise en ligne, DC1, DC2, acte d’engagement, heures d’insertion, banque, attestation, Kbis, attestation d’assurance .)
– Suivre et mettre à jour les documents administratifs des sous-traitants
– Suivre et mettre à jour les documents de contrats de vente (devis, Kbis.)
– Préparer et rédiger les comptes rendus
– Préparer les commandes des sous-traitants (liste des références .)
– Établir ou récupérer les documents de début et fin de chantier : devis signé, OS de démarrage, PV de réception, DGD, cautionnement RG
Gestion des opérations :
– Effectuer les analyses de gestion des chantiers en lien avec le budget défini et effectuer les reportings à mon N+1
– Contrôler la facturation des fournisseurs conformément aux engagements (prix unitaire, quantités)
– Réaliser la facturation client à partir de la situation de travaux du chef de projet
– Préparer les commandes fournisseurs et sous-traitants sur le logiciel de gestion
– Saisir les factures d’achats sur le logiciel de gestion (affectation analytique)
– Centraliser les temps passés par les compagnons
– Suivre les budgets confiés (EPI, consommables, outillage, vêtements collaborateurs, véhicules)
– Préparer le DGD
Comptabilité :
– Assurer le traitement du courrier (tri, affranchissement, mise sous pli, dispatching) et la gestion des messages électroniques
– Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers
– Assurer le suivi, le classement et l’archivage des dossiers
– Assurer régulièrement les saisies comptables des factures de frais généraux, d’achats et de ventes
– Être en charge de la saisie comptable des banques
– Effectuer le lettrage
– Assurer la saisie des écritures de paie
– Préparer les déclarations TVA
– Préparer les déclarations fiscales diverses (IS, CVAE, .)
– Préparer les factures intra-groupes.
– Préparer les notes de frais.
Trésorerie :
– Effectuer le suivi des règlements clients quotidiennement et assurer les relances de façon quotidienne.
– Préparer les règlements fournisseurs à la quinzaine
– Préparer les cautionnements bancaires
– Préparer les demandes de Dailly
– Préparer les remises de chèques