Assistant(e ) Administratif(ve) & Comptable – Cabinet d’Avocats (H/F)

Description de l'annonce

Vous occupez une fonction centrale au sein du cabinet, combinant accueil et relation client, gestion administrative et suivi comptable.
Véritable premier point de contact, vous contribuez activement à la qualité de la relation client et au bon fonctionnement quotidien du cabinet, dans un environnement professionnel exigeant.

Vos missions

Accueil et relation client
– Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
– Gestion des échanges quotidiens avec la clientèle : orientation, suivi des demandes, traitement des retours clients
– Contribution à la qualité de la relation client et à l’image du cabinet
– Organisation et gestion des salles de réunion (planning, préparation, accueil, café, petits-déjeuners d’affaires)

Gestion administrative
– Ouverture, mise à jour et suivi des dossiers clients sur le logiciel Poly Office, en tenant compte de leurs spécificités
– Gestion des lettres de mission et des conventions d’abonnement
– Mise à jour des coordonnées clients (Outlook) et gestion des listes de diffusion
– Saisie et suivi des time sheets
– Suivi administratif des dossiers et coordination avec les avocats et la direction

Facturation et gestion comptable :
– Établissement, suivi et analyse de la facturation clients
– Coordination de la facturation entre les différents sites du cabinet (Bordeaux / Paris / La Réunion)
– Gestion des abonnements et des prélèvements automatiques
– Régularisation et suivi des débours
– Suivi du recouvrement clients, remises de chèques et dépôts bancaires
– Gestion des déclarations de créances
– Élaboration d’états de suivi et reporting à la direction.

Communication clients :
– Préparation et envoi des lettres d’information à destination des clients.

Profil recherché :
– Formation en assistanat administratif et/ou comptabilité
– Expérience sur un poste combinant relation client, gestion administrative et suivi comptable, idéalement en cabinet ou environnement professionnel exigeant
– Excellente aisance relationnelle et très bonne expression orale et écrite
– Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (clients, avocats, direction)
– Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.

Qualités attendues :
– Sens du service client et de l’accueil
– Discrétion et respect de la confidentialité
– Autonomie et capacité à gérer les priorités

Rémunération : Selon profil et expérience.