Assistant.e de direction (H/F)

Description de l'annonce

Poste d’assistante de direction au sein d’un ehpad
Missions :
L’Adjointe de Direction est chargée de la conduite opérationnelle de l’établissement dans le domaine administratif, elle supplée la directrice déléguée dans la gestion courante de l’EHPAD.
Activités permanentes
– Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d’inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.),
– Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction,
– Reporting à la direction,
– Etre l’interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l’EHPAD (en dehors du soin),
– Contrôler l’application des règles, procédures, normes et standards liés à l’admission et à la facturation des résidents,
– Assurer et contrôler les opérations de facturation du site (suivi des tableaux de bord, suivi de la transmission des chèques de caution.),
– Organiser l’admission administrative et de l’admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé ou IDEC,
– Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lien avec le cadre de santé/IDEC,
– Organiser les commissions d’admission,
– Etre garant de la politique d’admission et veiller à l’application des règles sanitaires en vigueur pour les visiteurs,
– Passer et suivre les commandes dans son domaine d’activités,
– Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison,
– Etablir les bons de commande,
– Mandater les factures,
– Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs,
– Suivre les demandes d’interventions des différentes sociétés,
– Etre l’interlocuteur privilégié avec la gouvernante le cas échéant dans les relations avec les prestataires extérieurs : restauration, bio nettoyage, Blanchisserie.
– S’assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes (commissions menus, staffs, CVS, commissions animation) et à la préparation des salles de réunion en cas de réservation,
– Assurer l’animation des staffs hebdomadaires en l’absence de la direction de site, en rédiger les comptes rendus,
– Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS),
– Assurer le secrétariat du CVS,
– Préparer les invitations de la commission des menus,
– Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d’activités,
– Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d’accueil/secteur soins ou agents techniques/familles.),
– Encadrer le personnel placé sous sa responsabilité : fixer leurs tâches et missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leur entretien professionnel annuel.
– Centraliser les documents RH pour l’établissement : préparation et diffusion des offres d’emploi/gestion et suivi de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier / suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel contractuel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences / suivi du tableau des effectifs du site,
– Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions,
– Gérer les tickets repas visiteurs et stagiaires et personnel extérieur,
– Contrôler la régie de site avant sa transmission au service Economat finances,
– Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d’assurances,

Horaires Forfait Cadre : 9h – 17h, en accord avec l’organisation du travail en vigueur.
Rémunération : Selon la grille indiciaire de la fonction publique