Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description de l'annonce

Au sein d’une équipe d’une trentaine d’agents, rattaché(e) à la cellule d’appui de la Direction des Ressources Humaines (mutualisée), vous assurez :
– le secrétariat et la gestion administrative quotidienne/courante pour la direction des ressources humaines ;
– l’accueil physique et téléphonique de la DRH en suppléance de l’agent d’accueil ;
– le secrétariat relatif aux instances paritaires et aux procédures disciplinaires ;

VOS PRINCIPALES MISSIONS
– Vous assurez quotidiennement :
– le suivi des courriers / notes (internes/externes) et des parapheurs (respect des circuits) pour la DRH (réception / acheminement) ;
– l’accueil, physique et téléphonique de la DRH en suppléance de l’agent d’accueil ;
– Vous assurez la tenue de l’agenda des DRH (Communauté d’Agglomération d’Epinal et Ville d’Epinal) et ponctuellement, de l’équipe de direction :
– Organisation et prise de rendez-vous,
– Organisation de déplacements,
– Préparation et suivi des dossiers en fonction de l’agenda .
– Vous assurez le secrétariat des DRH et rédigez des écrits professionnels divers (courriers, notes, rapports, procédures, compte rendu, e -mails.)
– Vous assurez la transmission de l’information auprès de vos supérieurs hiérarchiques et les correspondances nécessaires.
– Vous assurez le suivi et mise à jour de différentes bases de données RH.
– Vous préparez et assurez le suivi (planification, organisation, gestion logistique et participation) des :
– réunions diverses concernant la Direction des Ressources Humaines ;
– instances paritaires organisées au sein des collectivités Communauté d’Agglomération et Ville d’Epinal;
– procédures disciplinaires ;
(rédaction d’ordre du jour, convocations, réservation de salle, préparation des dossiers, élaboration et transmission de documents de travail, prise de note, élaboration et diffusion de comptes rendus, procès-verbaux.)
– Vous participez au comité de rédaction de « La Belle Agglo » CAE et de la « Lettre Mensuelle d’Information » (LMI) – Ville d’Epinal rédigées à destination des agents,
– Vous assurez la publication d’articles sur l’intranet (CAE / Ville d’Epinal) concernant des informations RH.