Office manager F/H (H/F)

Description de l'annonce

Fort de nos résultats et d’une méthodologie éprouvée, nous avons connu une croissance très rapide passant en 3 ans de 3 à plus de 450 clients sur la France, l’Espagne et la Belgique.

Expert des secteurs du fitness, de la minceur, de l’esthétisme et de l’habitat, nous continuons à nous développer tous les jours avec pour ambition devenir l’un des leaders sur l’accompagnement digitale des réseaux de franchise.

Description du poste :
L ‘Office Manager occupe un rôle central au sein de l’agence. En lien étroit avec la direction et les équipes, il/elle garantit le bon fonctionnement opérationnel, administratif et financier de STBK, tout en contribuant activement à la structuration et à l’évolution de l’agence.
Tes missions
1. Administratives
– Gestion des fournitures de bureau : Assurer que le matériel nécessaire soit toujours disponible (papier, ordinateurs, mobilier, etc.), gérer les commandes et les stocks.
– Organisation des espaces de travail : Aménagement des bureaux, gestion des salles de réunion, et coordination avec les services généraux.
– Gestion des déplacements professionnels : Réservation des billets de transport, hôtels, et autres besoins logistiques pour les déplacements du personnel.
– Gestion des contrats d’assurances

2. Financières
– Facturation clients : Émission des factures, envoi aux clients et gestion du suivi.
– Relance et recouvrement : Relancer les clients en retard de paiement et assurer le recouvrement des créances.
– Gestion des factures fournisseurs : Réception, validation et enregistrement des factures fournisseurs.
– Paiement des fournisseurs : Suivi des échéances de paiement et gestion des virements.
– Relation avec le cabinet comptable
– Suivi budgétaire & tableau de bord de suivi de l’activité

3. RH
– Recrutement : Gestion des offres d’emploi, tri des candidatures, organisation des entretiens et suivi de l’onboarding des nouveaux collaborateurs.
– Administration du personnel : Préparation et gestion des contrats, suivi des absences et congés, et mise à jour des dossiers des salariés.
– Gestion de la paie : Collecte des éléments variables de paie, transmission aux prestataires, et vérification des bulletins de paie.
– Formation : Identification des besoins en formation, organisation des sessions et suivi des dossiers de financement.

4. Organisation & gouvernance interne
– Coordination du fonctionnement quotidien de l’agence
– Management et accompagnement d’une alternante : organisation des missions, suivi et développement des compétences
– Préparation et animation des réunions de CODIR : élaboration des ordres du jour, préparation des supports, animation des réunions, rédaction des comptes rendus et suivi des actions décidées

Profil recherché
– Expérience confirmée en tant qu’Office Manager ou poste similaire
– Solide sens de l’organisation, rigueur et autonomie
– Capacité à prioriser et à structurer des sujets transverses
– Aisance relationnelle et posture professionnelle auprès d’interlocuteurs de niveau direction
– Intérêt pour les environnements créatifs et agiles

Pourquoi nous choisir :
– Un poste central, à forte responsabilité et dimension stratégique
– Une agence à taille humaine, en croissance
– Un environnement stimulant
– Une réelle autonomie et un rôle clé dans la structuration de l’agence