Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
Description de l'annonce
Description du poste :
Sous la responsabilité de la direction, l’assistant(e) administratif(ve) assure un rôle central dans l’organisation quotidienne des interventions.
Missions principales :
Accueil et communication
– Répondre au standard téléphonique de l’entreprise
– Être l’interlocuteur(trice) des locataires, gardiens d’immeubles et partenaires
– Transmettre une image professionnelle, courtoise et rassurante de l’entreprise
Gestion des rendez-vous et planification
– Contacter les locataires pour leur communiquer les dates et créneaux d’intervention des techniciens
– Informer les gardiens des dates d’intervention prévues dans les résidences
– Saisir, mettre à jour et suivre les rendez-vous dans NEXXIO
– Assurer le lien avec la personne en charge de la planification des techniciens
Suivi administratif des commandes
– Classer et suivre les dossiers selon leur statut :
– fiches confirmées
– fiches en attente de confirmation
– fiches à relancer
– Effectuer les relances nécessaires auprès des locataires et/ou gardiens
Priorisation des interventions
– Identifier les interventions à forts enjeux d’organisation (ex. : travaux nécessitant 2 techniciens pendant 3 heures)
– Obtenir les confirmations de rendez-vous dans les meilleurs délais afin de :
– sécuriser la planification
– éviter les créneaux vides difficiles à compléter
– Travailler en étroite collaboration avec la planification pour optimiser les tournées des techniciens
Rédaction et communication écrite
– Rédiger des emails professionnels, clairs et structurés
– Veiller à une orthographe irréprochable et à une bonne qualité rédactionnelle
– Assurer le suivi des échanges écrits avec les clients et partenaires
Compétences requises
– Excellente organisation et rigueur administrative
– Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et dans le stress
– Sens des priorités et de l’anticipation
– Aisance téléphonique et bon relationnel
– Très bonnes compétences rédactionnelles (orthographe, syntaxe)
– À l’aise avec les outils informatiques et les logiciels métiers (la connaissance de NEXXIO est un plus)
Qualités personnelles attendues
– Méthodique et structuré(e)
– Réactif(ve) et fiable
– Autonome tout en appréciant le travail en équipe
– Résistant(e) au stress lié au volume d’activité
– Sens du service et de la satisfaction client