ASSISTANT ADMINISTRATION DES VENTES ET DE DIRECTION (H/F)

Description de l'annonce

Rattaché à la direction, vous serez garant de la bonne gestion de l’administration des ventes et de la logistique. Vous travaillerez en autonomie. Vous apporterez un appui administratif à la direction et à l’équipe de transport logistique basée à Rungis.

Vos missions:
1. LA GESTION DES COMMANDES FOURNISSEUR
– Passer les commandes auprès des fournisseurs (achat et commande à produire)
– Envoi des commandes à produire et vérification de la conformité de la production (J-1)
– Ordonnancement de la production (flux tendu)
– Demande de confirmation, confirmation d’expédition fournisseur à saisir
– Enregistrement des factures d’achat
– Vérifier l’inventaire des produits en stock (quantité, DLC,..)
– Traitement des non conformités, demande d’avoir

2. LA GESTION DES COMMANDES CLIENTS ET DE LA LOGISTIQUE
– Prise des commandes client (email, téléphone, répondeur) (quantité litre / colis.)
– Saisie des bons de commande client
– Affrétement par le transporteur STEF (pour les clients en expédition nationale) saisie sur leur portail
– Etablir le bordereau d’expédition remises clients sur le portail STEF. Imprimer les étiquettes et les envoyer par email.
– Contact téléphonique quotidien avec l’équipe logistique et les chauffeurs livreur basés à Rungis (94) pour le débrief de la journée.
– Pointer/contrôler les commandes clients
– Traitement des non conformités logistique (transporteur réception, entrepôt d’expédition vérification, livraison)
– Archiver les BL clients envoyés par les louageurs
– Vérifier les plannings de tournées des livraisons
– Attestation de traçabilité

3. LA GESTION DE LA FACTURATION ET DES REGLEMENTS
– Edition des factures client
– Enregistrement des factures de frais généraux
– Procéder aux règlements par virement des fournisseurs
– Traitement des anomalies de règlement / Pointage bancaire
– Effectuer les relances clients

4. LE SECRETARIAT DIVERS
– Gestion de la boite email de l’entreprise
– Traitement du courrier et des appels entrants

Etre à l’aise avec les chiffres et l’écriture

*Bon à savoir:
– Logiciel de gestion interne efficace, optimisé dernière génération
– Travail sur 2 écrans.