Assistant(e) de gestion et chargé(e) d’accueil (H/F)

Description de l'annonce

VIDEOFORMES est une association culturelle dédiée à la diffusion des arts hybrides et numériques. Elle organise chaque année, au mois de mars, un festival de portée internationale à Clermont-Ferrand. Créée en 1984, l’association emploie 4 salarié-es permanent-es.

L’Assistant-e de gestion joue un rôle essentiel dans le suivi administratif de la structure. Sa mission principale consiste
à assurer le secrétariat courant de l’association, le suivi des ressources humaines, ainsi que le suivi comptable et budgétaire.

Il/elle participe également à l’organisation générale de la manifestation VIDEOFORMES – Festival international d’arts hybrides et numériques de Clermont-Ferrand.

Rigoureux-se et organisé-e, il/elle sait collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires.
Une affinité avec le domaine artistique constitue un atout.

Prise de fonction : dès que possible

DESCRIPTION DES MISSIONS ET ACTIVITÉS :

1. Gestion administrative du personnel
En lien avec le délégué général de l’association et le cabinet extérieur en charge de la gestion du personnel et de la paie, il/elle :

– Participe à l’élaboration des contrats de travail, des DPAE, du registre unique du personnel et gère les dossiers du personnel ;
– Assure le règlement des salaires et le suivi des déclarations des charges sociales ;
– Participe à l’élaboration des grilles de modulation pour le personnel permanent et assure le suivi des fiches hebdomadaires de temps de travail ;
– Assure le suivi administratif des volontaires en service civique et des stagiaires ;
– En collaboration avec le régisseur général, assure le suivi de l’embauche des intermittent-es du spectacle.

2. Gestion comptable / budgétaire
En lien avec le cabinet comptable extérieur, il/elle :

– Saisit les écritures comptables ;
– Assure le suivi de la facturation et des règlements (fournisseurs, clients) ;
– Suit les mouvements des comptes bancaires et de la caisse ;
– Assure les relations avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes ;
– Suit les états de trésorerie ;
– Participe à la rédaction des bilans financiers de l’ensemble des activités ;
– Participe à l’élaboration du budget prévisionnel et à l’étude budgétaire des nouveaux projets ;
– Effectue les déclarations trimestrielle et annuelle auprès de l’URSSAF Diffusion.

3. Gestion du secrétariat
Il/elle :

– Assure l’accueil physique et téléphonique ;
– Gère le suivi du courrier entrant et sortant ;
– Assure la tenue des fichiers et des mailings ;
– Gère les fournitures de bureau ;
– Assure le suivi des notes de frais (missions et déplacements) ;
– Gère le suivi des assurances ;
– Participe à la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels.

4. Accueil culturel
Il/elle :

– Gère la logistique de l’accueil professionnel, artistique et du public ;
– Assure la gestion de la billetterie ;
– Gère la logistique liée à la restauration, au bar et au catering.

5. Participation à la vie de l’association
Il/elle est :

– Impliqué-e dans l’élaboration du projet culturel global de l’association, les réunions, l’organisation pratique, ainsi que le montage de nouveaux projets.

COMPÉTENCES ATTENDUES :

– Maîtrise des outils informatiques : Pack Office ; logiciel professionnel (Cegid) ;
– Grand sens de l’organisation, réactivité, curiosité et autonomie ;
– Compétences relationnelles et capacité à travailler en équipe et avec des partenaires ;
– Bonnes compétences rédactionnelles ;
– Un bon niveau d’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est un plus ;
– Intérêt pour le milieu associatif et pour les domaines artistiques et culturels des arts visuels est un plus.
– Une première expérience réussie dans le secteur administratif est un plus