Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description de l'annonce

Vos missions :
Management :
– Animer et former l’équipe de réceptionniste, veilleur de nuit et équipe de femme de chambre dont il définit les tâches et le planning.
– Vérification de l’application des consignes et des procédures par l’équipe de l’hôtel.
– Gestion des imprévus (clients, techniques, Accueil VIP, Package, etc.)
– Contrôle le travail des hôtes/femmes de chambre et des cafetier(e)s.
– Contrôle de l’hygiène, de la propreté des parties communes et des chambres
– Participe et forme son équipe pour l’évolution de la satisfaction client
– Participe et forme son équipe pour faire évoluer les ventes diverses de l’hôtel tel que le petit déjeuner, Service Bar, Conciergerie etc.
– Accompagne la direction dans la mise en place des différents services et prestations permettant d’augmenter la qualité de l’hôtel.
– Fixe des objectifs mensuels pour les atteindre avec son équipe à la fin de chaque mois.

Administratif :
– Responsable du planning des réservations : contrôle des réservations et des attributions
– Faire le suivi des courriers reçus et tâches administratives en l’absence du directeur.
– Gestion et animation des sites (TripAdvisor, Facebook, Expérience, Booking.com, Google, etc.)
– Mis à jour des données, vérifications des informations sur les sites, traitement des demandes clients.
– Gestion et suivi des encaissement (via les tableaux de caisse).
– Gestion des comptes débiteurs (relances, litiges, contrôle)
– Gestion des stock (quantité et DLC), commandes et inventaires
– Suivi des dossiers de fin de mois comptable
– Suivi et le bon tenu des dossiers des salariés de l’hôtel

Accueil et relation clients :
– Faciliter le déroulement du séjour, assurer les demandes des services divers.
– Suivi de la procédure de suivi clients et la personnalisation du séjour des clients via l’outil WhatsApp
– Accueillir et présenter l’établissement.
– Rencontre obligatoire avec les clients VIPS, les habitués etc.
– Communiquer avec la conciergerie afin de préparer les arrivées clients et gestion des demandes spéciales.
– Gestion et suivi des litiges.
– Gestion des dossiers clients.
– Fixer des objectifs de satisfaction client avec ses équipes.

Communication et devoirs :
– Reporter au directeur tous les incidents du jour.
– Préparer les plannings mensuels des équipes et les présenter à la direction pour validation.
– Contrôle des plannings des extras (selon le taux d’occupation).
– Rendre compte de tout ce qui est en rapport au contrôle de la comptabilité journalière.
– Montrer l’exemple à la réception par sa tenue irréprochable, sa ponctualité, sa présence lors des « coups de feu », son efficacité quant à la résolution des problèmes, son soutien à l’équipe.
– Appliquer les directives commerciales définies par le service Yield.
– Mettre à jour les profils des clients / Agences/ compagnies (en collaboration avec la réception) : remarques, problèmes, épurations des doublons tous les deux mois.
– Suivi mensuel du compte débiteur client de l’hôtel
– Reporter au Directeur toutes demandes de société avec un potentiel Corporate
– Communiquer régulièrement avec sa direction et lui transmettre des rapports hebdomadaires.