Assistant(e) administratif et de gestion (H/F)

Description de l'annonce

Missions :
Poste partagé sur deux missions distinctes destiné à améliorer et à supporter le fonctionnement du service de gestion et de l’équipe de Direction :

– Aider et supporter dans une fonction d’assistant, les tâches administratives des deux Directeurs adjoints du primaire et du secondaire
– Assister le service de gestion dans certaines tâches ciblées

Activités principales :

Dans ses missions support à l’équipe des deux Directeurs Adjoints :

– Contribuer à fluidifier l’organisation liée au fonctionnement du Primaire et du Secondaire
– Apporter un support à l’un ou l’autre des directeurs adjoints dans les tâches administratives se présentant au fil de l’eau
– Contribuer à la bonne organisation des examens du secondaire en apportant soutien à l’équipe
– Aide à la gestion des plannings
– Aide à la gestion des remplacements

Dans ses missions d’assistance aux services de gestion :

– Aide à la gestion des instances délibératives :
o Assister aux instances délibératives (en soirée) pour en effectuer le compte rendu complet
o Rédiger les rapports des différentes instances délibératives (Conseil d’Administration, Commission Permanente, Commission d’Appel d’Offre, Commission Fonds Social)

– Gestion des marchés publics :

o Préparer la mise en œuvre des procédures dans le respect du calendrier prévisionnel
o Rédiger toutes les pièces administratives du dossier de consultation
o Être capable d’analyser de manière synthétique et argumentée les offres des candidats
o Préparer les Commissions d’Appel d’Offre (CAO)
o Suivre la publication de la procédure et répondre aux éventuelles questions des candidats
o Superviser l’achèvement de la procédure (fournir les éléments justificatifs de rejet aux candidats non retenus, vérifier les pièces du marché avant notification)

– Gestion des voyages scolaires :

o Être le guichet unique en matière de voyages scolaires pour les enseignants et porteurs de projet
o Suivre l’exécution du marché des voyages scolaires
o Suivre l’avancement des projets de voyages scolaires
o Vérifier la concordance et la mise à jour des listes

– Support à l’équipe de gestion dans l’intégration du logiciel Op@le :

o Création des nouveaux comptes tiers (familles, fournisseurs.)
o Mise à jour de la base de données
o Numérisation des pièces comptables pour Op@le (actes, conventions, contrats, etc..)
o Saisie et mise à jour de l’inventaire
o Gestion, numérisation et saisi des RIB

– Gestion des bourses :
o Relation avec l’autorité académique pour les bourses du second degré
o Suivi des bourses avec l’autorité académique et les familles

Conditions particulières d’exercice

La configuration de l’école européenne en « cité scolaire » accueillant des enfants de la maternelle jusqu’à la terminale implique l’existence d’un champ d’action très large et la multiplication des intervenants.

Ce poste implique :
o Une capacité d’organisation, de hiérarchisation des urgences, d’adaptation et d’anticipation
o Une réelle aptitude au contact avec divers publics (entreprises, collectivités, personnels, parents d’élèves, élèves)
o L’évolution dans un Environnement international