Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente (H/F)

Description de l'annonce

Principal(e) collaborateur(trice) du Directeur d’Etablissement il(elle) supervise l’ensemble des dossiers Administratifs et Commerciaux de l’établissement de répartition et notamment :

Missions
1) La gestion du secrétariat de l’établissement :
– Accueil téléphonique et gestion des messages pour le Directeur. – Gestion de l’agenda du Directeur.
– Gestion du courrier de l’établissement : interface avec les différents services (commercial, exploitation.) pour le dispatch, envoi du courrier au départ de l’établissement.
– Assure la frappe du courrier de l’établissement (commercial, direction).
– Effectue l’accueil des personnes extérieures (intérim, nouveaux embauchés, visiteurs, clients.)
– Réalise le traitement administratif de dossiers demandés par le Directeur.
– Gère les fournitures, et assure les relations avec les fournisseurs locaux.
– Petite comptabilité, Carte Bancaire : suivi des encaissements, virements.

2) Les relations avec le personnel/la communication interne à l’agence :
o gère les demandes d’acompte, la distribution des tickets restaurant, la facturation des chalands, le remboursement des titres de transport, Participe à la communication de l’entreprise : affichage, relais d’information vis-à-vis des salariés (enquête de climat social.), participation aux opérations diverses

3) Fournisseur
– Gestion des commandes avec devis, Création & suivi de magic, Réception des factures pour paiement

Compétences techniques :
– Connaissance des outils bureautiques (maîtrise du pack office)
– Une 1ere approche en paie et gestion des temps est un plus
– Qualités rédactionnelles
– Esprit de synthèse (gestion de tableaux de bord)
Autres compétences :- Rigueur et précision dans la gestion des dossiers. Bonne capacité d’adaptation, et forte implication. Sens commercial affirmé, au service du client. Forte orientation business. Aisance relationnelle et capacité à challenger les différentes parties prenantes.
– Organiser / maîtriser du temps / respecter les délais Réactivité / force de proposition / prise d’initiatives