Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description de l'annonce

Description du poste :

L’Assistant(e) de Direction assure une fonction d’appui administratif, organisationnel et logistique auprès du Directeur Général et du Président. Il/Elle contribue au bon fonctionnement de la gouvernance associative, au suivi des dossiers stratégiques, à la coordination des instances, ainsi qu’à la communication interne et externe de l’association.

Missions :

* Support à la gouvernance et aux instances :
– Organise les réunions statutaires (AG, CA, Bureau, CODIR) : convocations, préparation des ordres du jour, logistique et rédaction des procès-verbaux.
– Assure la traçabilité et l’archivage des décisions prises en instances.
– Facilite la circulation de l’information entre les organes associatifs et la Direction Générale.
* Appui à la Direction Générale :
– Gère l’agenda du Directeur Général et coordonne ses rendez-vous internes et externes.
– Prépare les dossiers du siège sur le plan administratif (CPOM, rapports, documents financiers, bilans sociaux).
– Assure un rôle de relais auprès des directeurs de pôle et des responsables de services supports.
– Participe à la mise en forme et à la diffusion des notes institutionnelles et associative
– Rédige les compte-rendu des CODIR
* Suivi administratif :
– Centralise et met à jour la base documentaire associative (conventions, arrêtés, autorisations, partenariats).
– Suit les échéances réglementaires et contractuelles (conventions, subventions, habilitations).
– Centralise et harmonise les rapports d’activité et bilans.
– Organise les déplacements, événements et logistique liés aux instances ou projets associatifs.
* Achats/gestion logistique :
– Assure un contrôle mensuel de la flotte des véhicules
– Supervise la flotte informatique et téléphonie de l’association
– Recueille les demandes d’achat ou de renouvellement des outils informatiques des salariés de l’association
– Assure l’ouverture des lignes téléphoniques
– Procède aux achats de fournitures de bureau
– Effectue une veille sur les contrats arrivant à échéance, en informe le RAF
– Sur indication de la DG, met en concurrence les fournisseurs et prestataires de services,
– Participe à la négociation des contrats
*Communication internet et externe :
– Contribue à la création et à l’actualisation du site internet de l’AHAPS
– Participe à l’élaboration et la diffusion des supports et objets visant l’information et la promotion de l’AHAPS
– Rédige, met en forme et diffuse les supports de communication interne (notes, comptes rendus, informations institutionnelles).
– Participe à la préparation des supports de communication externe (rapports, plaquettes, réseaux sociaux, événements).
– Fait remonter les informations issues du terrain ou des pôles au siège.
– Centralise les conventions et appuie à leur suivi.
*Appui aux projets transversaux :
– Contribue à la veille sur les appels à projets, en lien avec le DG et le chargé Qualité/Développement.
– Participe à la mise en forme des dossiers de candidature ou de renouvellement d’actions.

Compétence du poste :
– Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
– Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité.
– Rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités.
– Aptitude au travail en équipe et en interface avec différents interlocuteurs
– Sens de la convivialité
– Connaissance du secteur associatif et médico-social appréciée.

Vous exercerez vos fonctions sous la responsabilité de la Direction Générale.