Assistante administratif-tive du pôle économie et développement (H/F)

Description de l'annonce

L’assistant-e administratif-tive recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier du pôle économie et développement territorial. Il-Elle assiste la Direction du pôle et apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Il-Elle assure l’accueil, l’orientation et renseigne le public du site de Cossé-Le-Vivien. L’assistant-e administratif-tive représente l’image de la collectivité auprès des usagers.
Missions :

Accueil physique et téléphonique du Pôle
– Recevoir et orienter les demandes (physique, téléphonique, mail.)
– Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
– Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
– Orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
– Conseiller les usagers sur les procédures à suivre
– Assurer la gestion des salles du site de Cossé-Le-Vivien

Gestion administrative et technique Habitat -Logement
– Réaliser la gestion administrative (loyers, contrat de location/logement, suivi administratif de l’OPAH.)
– Suivi des ventes des logements
– Suivi de l’entretien du parc de logement
– Suivi des impayés avec les partenaires (Trésor Public)
– Effectuer les déclarations administratives et documents nécessaires
– Elaboration et mise à jour les tableaux de bords de suivi des différentes activités (impayés.)
– Réaliser la facturation en lien avec le service comptable
– Renseigner les interlocuteurs (locataires, particuliers, entreprises.)
– Assurer les relations avec les différents partenaires (Mayenne Habitat, mairies.)

Suivi des projets et activités de la direction du pôle
– Saisir des documents de formes et de contenus divers (courriers, attestations, comptes rendus.)
– Préparer et /ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction du pôle (réserver un lieu, convoquer les participants.)
– Appui à l’ingénierie de projet en matière d’Emploi, d’Hébergement
– Synthétiser et présenter des informations
– Recueillir des données et mettre à jour une base de données
– Rechercher des informations, notamment réglementaires
– Vérifier la validité des informations traitées
– Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Profil demandé :

Profil :
– Diplôme de niveau III (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG . ou diplôme équivalent
– Expérience : 1 an sur un poste similaire

Compétences :
– Maitrise du droit public
– Connaissance en droit privé et en droit contentieux administratif
– Maitrise des outils bureautiques (pack office)
– Maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales
– Connaissances des règles budgétaires et comptables
– Connaissances du code des marchés publics
– Savoir manager une équipe
– Savoir gérer les relations avec des prestataires privés (avocats, assureurs.)
– Capacité à communiquer et à vulgariser les décisions juridiques
– Savoir alerter la Direction et les Directions lors des relectures (rôle de conseil)
– Savoir organiser et conduire des réunions
– Qualité managériales
– Travail en équipe
– Sens de l’organisation
– Qualités rédactionnelles
– Rigueur
– Discrétion
– Confidentialité
– Force de proposition
– Réactivité

Informations complémentaires :

Modalités de recrutement :
Par voie statutaire ou à défaut contractuelle :
– Voie statutaire : Poste ouvert au cadre d’emploi des Adjoints Administratifs Territoriaux
– Voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 1 an avec possibilité de reconduction