Assistant / Assistante de direction

Description de l'annonce

Dans le cadre d’un arrêt maladie, l’assistante de direction sera chargé:
Secrétariat de l’Association
– Assure le secrétariat et la correspondance générale du service,
– Effectue l’accueil téléphonique et physique des personnes reçues par la Direction,
– Contribue à la création d’outils de communication.
Secrétariat de la Direction
– Apporte un soutien technique à l’action de la Direction et des cadres dans le
fonctionnement du service,
– Identifie, enregistre et diffuse à l’équipe d’encadrement les courriers et les informations
qui leur sont destinés,
– Réalise les extractions dans le logiciel métier pour le suivi de l’activité des Cheffes de
Service,
– Veille aux conditions d’éxécution et au renouvellement des contrats de maintenance du
service et à la réalisation des travaux sur les antennes,
– Assure le suivi du parc automobile et est l’interlocuteur du siège,
– Elabore et suit le planning des validations comptables quotidiennes.
Comptes administratifs / budgets prévisionnels PJM et DPF
– Assure le suivi et la saisie des données et indicateurs relatifs à l’activité MJPM et DPF en
lien direct avec le siège de l’Association et les financeurs,
– Assure le suivi de la DGF en lien avec le logiciel métier,
– Participe à la rédaction et met en forme les rapports annuels d’orientations budgétaires et
d’activités,
– Utilise l’outil informatique et les logiciels de gestion / enregistre des données
informatiques,
– Assure le suivi et l’édition des statistiques du service, renseigne des tableaux de suivi de
l’activité du service,
– Transmet les statistiques d’activité,
Missions administratives et bureautiques
– En collaboration avec le service comptabilité du Siège, assure le suivi comptable de
l’ADPP,
– Elabore des documents administratifs seule (courriers, comptes rendus, document de
synthèse, etc.) en lien avec l’Assistant(e) Qualité (Évaluation, projet de service, etc.)
– Reçoit, filtre, traite et/ou réoriente les courriers électroniques,
– Rassemble les informations et les documents pour la constitution de dossiers
administatifs,
– Assure le classement et l’archivage des documents en lien avec la Direction,
– Assure le suivi de l’archivage des dossiers MP en lien avec la SGA dans le respect des
règles législatives du dossier unique,
Qualité du service
– Assure la logistique de réunions ou d’évènements au sein de l’Association ou à l’extérieur
(salle, achats, etc.),
– Participe aux CODIR,
– Assure un lien et est référente des greffiers des tribunaux judiciaires,
– Assure le suivi des rapports de sécurité des bâtiments,