Assistant de gestion administrative (H/F)
Description de l'annonce
Idéum Groupe est un bureau d’études d’ingénieurs spécialisé dans le bâtiment.
Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un-e Assistant-e Administratif-ve.
Ce poste occupe une place centrale : vous êtes le premier point de contact pour nos clients, partenaires et collaborateurs, et contribuez activement au bon fonctionnement de l’entreprise.
Missions:
Relation et orientation clients
– Accueil physique et téléphonique, orientation des appels vers les interlocuteurs internes concernés.
– Gestion du courrier entrant et sortant.
– Réponse aux mails entrants et redirection vers les ingénieurs ou la direction lorsque nécessaire.
Support aux collaborateurs
– Interface pour les demandes internes : titres-restaurants, logiciels, fournitures, etc.
– Gestion des commandes auprès des fournisseurs (téléphonie, flotte de véhicules.).
– Suivi des contrats d’assurance et point d’entrée pour la gestion administrative associée.
– Suivi et mise à jour du tableau des formations, coordination avec les organismes de formation et l’OPCO.
– Transmission des contrats de travail et informations pratiques pour les nouveaux entrants (déplacements, frais, véhicules.).
– Gestion des justificatifs liés aux absences et arrêts maladie via notre SIRH.
Facturation et gestion commerciale
– Suivi et gestion administrative des contrats de services.
– Envoi, réception et relance des devis auprès des clients et prospects.
– Mise à jour régulière des contacts et informations dans notre ERP selon les process internes.
Compétences techniques
– Maîtrise d’un logiciel ERP.
– Connaissances de base en gestion/comptabilité.
– Excellente maîtrise des outils bureautiques.
Votre profil
– Première expérience réussie sur un poste administratif.
– Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
– Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
– Sens du service, discrétion et professionnalisme.
– Très bon relationnel et capacité à prendre des initiatives.
– Adaptabilité et réactivité.