Apprenti(e) pôle vie associative, culturelle et sportive (H/F)

Description de l'annonce

Activité principale (50% du temps de travail)
– Accueil physique et téléphonique du public
– Recevoir et orienter les demandes
– Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
– Rechercher et diffuser des informations
– Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
– Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
– Conseiller les usagers et agents sur les procédures
– Rédiger des notes synthétiques
– Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Autres activités (50% du temps de travail)
– Traitement des dossiers, saisie et archivage des documents
– Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
– Saisir des documents de format et de contenus divers (courriers, comptes-rendus, notes)
– Gérer et actualiser une base de données (fichier des associations, salles municipales,)
– Vérifier la validité des informations traitées : respecter les délais et les procédures
– Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
– Rechercher et diffuser des informations : recensement des événements organisés par les associations et transmission au Service Communication
– Assurer l’organisation pour les instances et autres réunions du pôle : Commissions « Sports », « Festivités » et « Culture » (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels.)
– Renseigner des tableaux de suivi des activités du Pôle
– Gérer le retrait, la restitution et les plannings du minibus, des infrastructures sportives et des salles communales
– Utiliser des logiciels et des progiciels

– Gestion de projet
– Elaborer un cahier des charges
– Constituer, organiser et animer l’équipe projet en lien avec le responsable de service
– Assurer le suivi du projet
– Élaboration, mise en œuvre, mise en place du bilan quantitatif et qualitatif

– Soutien polyvalent aux activités du pôle
– Participation à l’organisation des évènements
– Présence ponctuelle pendant les évènements (soirs et Week-end) TOUTES AUTRES ACTIVITES NECESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DU POLE