Assistant de direction (F/H)

Description de l'annonce

Nous recherchons pour notre client Naval Group Cherbourg, un/e assistant H/F .
Pourquoi rejoindre cette entreprise ?
Vous serez séduit(e) par les valeurs que prône cette entreprise : stabilité, bien-être des employés et une organisation humaine.

1. Organisation de l’agenda d’un manager et accueil
– Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien d’un manager de niveau Responsable de Département (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) ; anticipe les éventuelles difficultés d’organisation et choisit la solution à y apporter
– Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
– Accueillir physiquement les rendez-vous
– Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques.)
– Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d’un manager (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
– Participer en amont à la préparation et le suivi des dossiers

2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation du manager
– Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations essentielles
– Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information en physique et numérique)
– Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.), initier et tenir à jour le RIDA du département.
– Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l’outil d’achat du Groupe et vérifier la conformité des livraisons
– traiter les demandes d’accès des sous-traitants et fournisseurs de l’entité
– réaliser les imputations des collaborateurs conformément aux heures réalisées sur les différents travaux, relancer les collaborateurs si nécessaire
– Gérer les missions (FR) des collaborateurs de l’entité et réaliser les notes de frais après missions des collaborateurs quand ceux-ci ne sont pas autonomes pour le faire

3. Communication
– Participer et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.)
– Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son manager)
– Apporter au département des propositions contribuant à la performance de l’entité.

Vous devez être titulaire d’un Bac+2 et avoir au moins 1 année d’expérience.
L’emploi doit avoir des connaissances :
– Théoriques et pratiques du métier d’Assistant
– Générales du Pack Office
– Générales de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence.)
– Générales des règles fonctionnement de Naval Group et spécifiques de l’entité à laquelle il est rattaché