Secrétaire médicosocial / Secrétaire médicosociale (H/F)

Description de l'annonce

un IME accueillant 48 enfants handicapés recherche une secrétaire pour :
Gestion administrative de l’établissement :
– Accueillir et orienter les jeunes, familles, visiteurs et partenaires.
– Assurer la gestion du standard téléphonique et des correspondances (courrier, mails).
– Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs (courriers, comptes-rendus, rapports, etc.).
2. Gestion des dossiers des jeunes :
– Assurer la gestion administrative des admissions et des dossiers des jeunes.
– Participer à l’organisation des rendez-vous pour les professionnels médicaux, paramédicaux et éducatifs
– Gérer les relations avec les familles : transmettre les informations, prendre les appels et répondre aux questions administratives
3. Suivi des documents et des obligations légales :
– Veiller à la conformité et à l’archivage des documents administratifs en lien avec les normes en vigueur (RGPD, respect de la confidentialité, .).
– Suivre les renouvellements de dossiers administratifs et des contrats divers (assurances, partenaires, prestataires, etc.).
– Préparer les documents pour les inspections et audits administratifs.
4. Communication interne et externe :
– Gérer la diffusion d’informations au sein de l’ensemble de l’équipe de l’IME.
– Maintenir une bonne communication avec les familles, les partenaires externes (administration, services sociaux, etc.) et les professionnels internes (éducateurs, psychologues, médecins).
– Participer à la mise en place de la communication interne (bulletin d’information, affichages, .).

compétences ET QUALITÉS REQUISES :
– Savoir-faire
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion de dossiers, .).
– Connaissance des procédures administratives liées au secteur médico-social et au respect des normes.
– Bonne gestion du temps et des priorités.
– Discrétion, confidentialité et rigueur dans la gestion des informations sensibles.

– Savoir être :
– Accueil et écoute bienveillante.
– Sens de l’organisation et capacité à travailler en équipe interdisciplinaire.
– Capacité à travailler en gérant plusieurs tâches simultanément.
– Aisance dans la communication écrite et orale, avec les jeunes comme avec les professionnels.

– Qualités personnelles :
– Empathie et respect des personnes en situation de handicap.
– Sens du service et disponibilité.
– Esprit d’initiative et de proactivité.

Du lundi au vendredi, de 9h à 16h30 CDD renouvelable en fonction de la prolongation de l’arrêt maladie.

Demande bulletin numéro 3 + attestation d’honorabilité