Agent de gestion administratif (H/F)
Description de l'annonce
Le Centre Hospitalier d’Uzès recherche un.e adjoint.e administratif/ administrative H/F auprès de la Direction générale et de la communication. Poste à temps complet pourvoir dès que possible. Contrat évolutif.
Missions principales :
– Secrétariat de Direction : Organiser pour un responsable hiérarchique le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications liées au service ou suivi des dossiers.
– Chargée de communication : Mettre en œuvre la politique de communication définie par l’établissement en proposant, concevant et mettant en œuvre des messages déclinés en actions de communication vers différents publics, et en visant à faciliter les relations de l’établissement avec son environnement interne et externe.
Activités principales :
1. Secrétariat de Direction
– Accueil téléphonique et physique
– Gestion des rendez-vous du Directeur de l’établissement
– Organisation et suivi des instances institutionnelles (Directoire, Conseil de Surveillance, Commission Médicale d’Etablissement, Comité Social d’Etablissement, F3SCT, Réunion de Direction) :
– Mise à jour des compositions, missions et règlements intérieurs
– Planification et définition des ordres du jour
– Envoi des convocations
– Préparation des documents
– Diffusion des procès-verbaux
– Gestion, rédaction et diffusion des conventions
– Mise à jour des organigrammes de l’Hôpital
– Préparation des documents institutionnels (traitement et mise en forme)
2. Chargée de communication
– Rédaction de la Newsletter de l’Hôpital
– Suivi et mise à jour du tour d’horizon de l’Hôpital (Zoom)
– Création et mise à jour des outils de communication :
– Livrets d’accueil sanitaire et médicosocial
– Mise à jour des plaquettes d’information
– Création d’affiches de communication
– Création de logos institutionnels (Mars Bleu, Movember, Octobre Rose)
– Gestion des réseaux sociaux de l’Hôpital
– Rédaction d’articles
– Création du site internet de l’Hôpital
– Organisation d’évènements et relations presse
Compétences requises :
Savoir-faire :
– S’intégrer dans son environnement professionnel et pouvoir prendre en compte l’évolution sanitaire et sociale dans son ensemble
– Comprendre l’organisation de l’établissement
– Décrypter l’environnement externe de l’hôpital (partenaires et concurrents)
– Respecter la confidentialité, respecter une éthique professionnelle
– Entre en capacité à repérer et utiliser les ressources internes et externes
– Intégrer le vocabulaire de base spécifique au milieu hospitalier
– Résister aux tensions et au stress
– Être en capacité à travailler dans l’urgence
– Savoir anticiper et être proactif
– Connaitre l’outil informatique et les logiciels bureautiques
– Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
– Renseigner les interlocuteurs
– Avoir des aptitudes à coopérer et à travailler en équipe
– Procéder à des recherches d’informations rapides et pertinentes.
– Contribuer à la coordination entre les services et à la continuité administrative.
Savoir être :
– Discrétion et confidentialité, notamment sur les dossiers sensibles ou les informations personnelles.
– Sens du service public et respect de la hiérarchie.
– Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation.
– Autonomie et prise d’initiative dans le respect du cadre défini.
– Réactivité et capacité à gérer les situations d’urgence ou de stress.
– Aisance relationnelle, diplomatie et sens du travail en équipe.
– Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés (direction, personnel médical, usagers, institutions).
– Esprit d’analyse et de synthèse.
– Bonne présentation et communication écrite/orale de qualité.
Formation et expérience :
– Administration/Gestion
– Connaissance des spécificités de la fonction publique hospitalière
– Aisance dans la rédaction de contenus clairs et adaptés à différents publics