CHARGE/E DE FORMATION (H/F)

Description de l'annonce

Le chargé de formation H/F est une véritable interface entre les stagiaires et l’équipe de Business K Concept, l’Assistant(e) de formation prend en charge et s’assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il/elle a la charge.

Pour cela, le chargé de formation H/F devra avoir déjà eu une expérience dans un centre de formation et idéalement être à l’aise avec Chorus, Dokelio, Kairos et Qualiopi.
Voici ses missions:

ACCUEIL :

– Assure un accueil téléphonique et physique
– Renseigne sur l’offre de formation et les conditions d’accès
– Analyse et transmet les messages si l’interlocuteur ne peut être joint

SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS :

1/ Formations POEI et POEC
– Collabore à la réponse client (données administratives)
– Participe en cas d’accord à la mise en œuvre et au bon déroulement de l’action
– Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes

2 / Préparation et ouverture d’une formation
– Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage
– Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d’accueil, attestations etc.)
– Renseigne les informations sur le logiciel Kairos, DIGIFORMA
– Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d’engagement, autorisations de cumul, fiches d’émargements, etc)
– Participe à l’ouverture de la formation
– Prépare et participe aux réunions d’ouverture et de clôture

3/Suivi de la formation
– Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, France Travail)
– Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise
– Prépare les conventions et assure la saisie dans DIGIFORMA

4/ Fin de formation
– Etablit les attestations de fin de formation, relevés d’acquis, diplômes
– Procède au classement et à l’archivage des dossiers de la formation et des candidats, adapté au contexte spécifique de BK

GESTION FINANCIERE

– Elabore la fiche financière de l’action
– Assure la saisie des éléments financiers dans kairos, DIGIFORMA (conventionnement)
– Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation sur CHORUS PRO (contrats, conventions, relevés d’heures etc.)
– Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions
– Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau
– Suivi de la facturation sur tableau excel