Référent(e) organisation et appui administratif (H/F)

Description de l'annonce

Au sein de la Délégation Territoriale du Haut-Rhin, et plus précisément des services Autonomie et Sanitaire, vos missions seront les suivantes :

Vous intégrez l’équipe mutualisée des assistantes de la Délégation et êtes positionné en tant que référent sur les outils et les méthodes d’organisation et de fonctionnement.

Vous assurez des missions d’appui administratif auprès du service Sanitaire et du service Autonomie :
– Gestion logistique des dossiers relevant directement des deux services
– Organisation logistique des réunions
– Soutien logistique et organisationnel aux cheffes de service
– Communication avec les partenaires : courriels, courriers, accueil physique et téléphonique
– Prise en charge de l’organisation et du suivi de l’archivage / classement, en autonomie

Vous effectuez le suivi administratif, en autonomie, des dossiers concernant les établissements sanitaires et médico-sociaux. Pour ce faire, vous :

Assurez le suivi des dossiers, dans le respect des procédures
– Garantissez la planification des échéances des services
– Assurez un renfort administratif sur des rédactions d’arrêtés, création d’outils de suivi.
– Intervenez en soutien dans l’organisation d’évènements particuliers (réunions, commissions.)
– Assurez le suivi des missions liées à la fonction publique hospitalière : grèves, carrière et évaluation des directeurs d’établissements publics, praticiens hospitaliers (comité médical, activité libérale.)
– Assurez les réquisitions des transporteurs sanitaires
– Supervisez les campagnes budgétaires des établissements sanitaires et médico-sociaux

Profil
Vous savez :
– Rendre compte
– Réaliser des comptes rendus et des synthèses
– Recueillir et traiter le courrier et les mails
– Mettre en œuvre les techniques de communication professionnelle
– Travailler en équipe
– Organiser des réunions et gérer des agendas

Vous connaissez :
– Les systèmes de classement et d’archivage
– Techniques administratives et bureautiques notamment Excel où la maîtrise est requise
– Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ médico-social

Vous êtes :
– Rigoureux
– Méthodique et organisé
– Force de proposition
– Autonome
– Courtois et adaptable

Spécificité du poste :
– Poste basé à Colmar
– Permanence à assurer sur la boîte mail du service de 9h à 17h, en alternance avec une collègue

Poste à pourvoir dès que possible