Secrétaire

Description de l'annonce

Poste à pourvoir au 1er décembre 2025
Vos Missions :
– Accueillir, orienter et informer les visiteurs, partenaires et collaborateurs.
– Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et orienter vers le bon interlocuteur
– Répondre aux courriel
– Participer à l’organisation des réunions, séminaires, déplacements (invitations, réservation de salles, logistique, comptes rendus, etc.).
– Transmets les informations générales aux familles et partenaires
Gestion administrative
– Assurer la gestion du courrier entrant et sortant : réceptionner, trier, enregistrer, traiter et transmettre aux professionnels ou aux familles concernés
– Rédiger des courriers selon des notes préalablement communiquées
– Assurer le classement et archivage des documents internes
– Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, rapports et notes internes.
– Prise de notes et rédaction de compte-rendu

Suivi logistique et comptable
– Tenir à jour les tableaux de bord administratifs et financiers en lien avec la direction
– Réaliser les états de présence, listes des bénéficiaires et documents pour la facturation ou les organismes financeurs.
– Organiser la logistique des réunions, formations et événements internes (réservation de salles, préparation de documents, accueil des intervenants)
– Préparer les commandes de fournitures et de consommables, vérifier les livraisons.
– Assurer la saisie des factures de frais de participation aux séjour des familles présentes
– Réaliser la facturation auprès du financeur

Organisation et suivi administratif des activités
– Assurer le suivi administratif des dossiers des familles dans le logiciel métier SIL’AGE
– Réaliser et actualiser les tableaux de bord de suivi de l’activité (Commission d’admission tableau de suivi des personnes accueillies, tableau de suivi de l’activité.)
– Créer le dossier informatisé de la personne sur le logiciel métier (SIL’AGE) et le renseigne
– Mettre à jour des dossiers des personnes accueillies dans SIL’AGE en enregistrant les documents reçus (jugements, CASMI, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses, etc.) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers, etc.).
– Mettre en forme les notes, rapports, courriers concernant les situations
– Mettre à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels.
Contribuer à la démarche qualité, à la gestion des risques
– Participer à l’élaboration et à la mise à jour des protocoles et procédures
– Participer à l’organisation des séjours
– Participer aux différentes instances de l’établissement
– Déclarer les évènements indésirables et les non-conformités
– Participer à l’évaluation de l’établissement
– Participer à l’élaboration du rapport d’activité
– Mettre en œuvre et garantir les bonnes pratiques
– Co-élaborer et évaluer le projet pédagogique et le projet d’établissement,
– Veiller au respect des normes d’hygiène et de sécurité
– Partager l’information avec l’équipe pluridisciplinaire
– Garantir la bonne utilisation du matériel et des véhicules mise à la disposition.

S’impliquer dans les dynamiques partenariales
– Établir une relation professionnelle avec les partenaires
– Développer et maintenir un travail et des actions en partenariat et en réseau
– Participer, au sein de l’équipe pluridisciplinaire, à l’élaboration et à la mise en œuvre des différents projets institutionnels
Maintenir, développer et transmettre ses compétences
– Accueillir, accompagner et former des stagiaires en formations et nouveaux salariés
– Assurer une veille dans son domaine d’activité et prendre en compte les évolutions (légales, techniques.)
– Participer à la formation des équipes sur les problématiques et sujets liés à son domaine d’activité
– S’interroger sur sa pratique professionnelle (formations individuelles ou collectives, lectures.)

Envoyez les CV à beatrice.derrouen@croix-rouge.fr et en copie sandrine.legrand@croix-rouge.fr