Secrétaire de Direction à la Direction des Soins (H/F)

Description de l'annonce

– Assister le Directeur des Soins dans l’organisation de son travail : programmation de rendez-vous et gestion de son agenda ;
– Accueil physique et téléphonique et information des personnels se présentant à la DRH/DS ;
– Traitement des messages électroniques du secrétariat ;
– Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
– Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
– Assurer la gestion et le suivi des offres d’emplois publiées et des candidatures reçues ;
– Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
– Organisation de réunions : coordination, préparation, organisation logistique ;
– Assurer le secrétariat de la Commission des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT) de Rodez et du Groupement Hospitalier du Territoire (GHT) : planification dans les délais impartis, préparation et transmission des documents et convocations, secrétariat de séance, réalisation et diffusion des procès-verbaux ;
– Organisation et tenue des astreintes des Cadres de Santé
– Suivi des grèves et des remontées statistiques au niveau régional et national

2. Les savoir-faire requis du métier
– Accueillir et orienter ;
– Assurer des transmissions d’informations pertinentes aux Directeurs Fonctionnels ;
– Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous ;
– Maîtriser les outils bureautiques et l’orthographe
– Avoir une capacité d’adaptation et être rigoureux
– Avoir le sens de l’organisation et du classement
– Savoir établir des priorités dans l’exécution des tâches et la transmission des informations
– Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs
– Respecter les consignes données par le supérieur hiérarchique
– Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse
– Travailler en équipe pluridisciplinaire.

3. Les savoir-être requis du métier
– Sens de l’accueil et de la communication
– Discrétion dans les transmissions d’informations dans le respect du secret professionnel
– Sens du travail en équipe et en polyvalence
– Capacité à gérer les priorités
– Capacité rédactionnelle
– Savoir être force de proposition
– Autonomie et prise d’initiative dans le respect de sa délégation