Assistant / Assistante de direction

Description de l'annonce

VOS MISSIONS
– Assurer le secrétariat des deux directions
– Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints
– Organisation et pilotage administratif des réunions
– Mise en forme des courriers ou des rapports, maîtrise du publipostage sur Microsoft Office
– Etroite collaboration avec l’ensemble des équipes des 7 sites de la DOP
– Accueil téléphonique et physique
– Autres activités d’assistance aux directeurs sur les dossiers
– Reporting aux directeurs
Missions spécifiques mécénat :
– Suivi et gestion des conventions et formulaires de dons
– Envoi des reçus fiscaux et CERFA
– Contacts téléphoniques avec les donateurs, les services et les partenaires
– Soutien à la politique de reconnaissance
– Coordination des réunions et comités mécénat
– Coordination trimestrielle du renouvellement des posters et flyers mécénat sur les 7 sites
Missions spécifiques DOP :
– Rédaction des comptes-rendus des réunions DOP bimensuelles
– Préparation et suivi des CTI
Missions RH :
– Organiser l’accueil des nouveaux arrivants de la DOP et de la DRIM
– Gérer les formations des 2 directions et les déplacements des cadres des deux directions
– Saisie des congés dans Gestime des directeurs et de l’encadrement
Missions logistiques :
– Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d’interventions auprès du magasin hôtelier, veiller à la tenue des locaux communs
– Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques
– Aide ponctuelle à l’équipe du mécénat

PROFIL :

Formations et/ou qualifications requises :
– Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
– BTS Assistant Manager ou équivalent

Savoir-faire requis :

– Excellente orthographe
– Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l’institution AP-HP
– Très bonnes qualités relationnelles
– Réactivité, dynamisme, esprit d’initiative, autonomie
– Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
– Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d’esprit

Connaissances associées :

– Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
– Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
– Application Doodle pour l’organisation des réunions et de Teams
– Logiciel Gestime (gérer les absences des collaborateurs des deux directions)
– Logiciel SAP pour effectuer les commandes

Postuler via le lien suivant:
https://recrutement.aphp.fr/jobs/job-redirect?extId=2025-18127&source=exchange&idOrigine=502