ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) – BORDEAUX (33000) (H/F)

Description de l'annonce

L’ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE, RECHERCHE :
UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) – BORDEAUX (33000)
Pour accompagner la mise en œuvre pratique des missions régaliennes de l’Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, soutenir l’action des conseillers et des collaborateurs au quotidien, assurer un rôle central de secrétariat et d’assistance administrative, apporter un service aux architectes et participer à la vie institutionnelle.
VOS MISSIONS SERONT :
En tant qu’Assistant(e) administratif(ve), vous serez garant(e) de la bonne gestion administrative et logistique de l’Ordre. Vos principales activités seront :
Gestion administrative et secrétariat
– Accueil physique et téléphonique.
– Transmission des dossiers d’inscription à la personne chargée du tableau.
– Gestion de la boite mail de l’Ordre (réponse, transfert, suivi, classement, gestion d’évènements dans l’agenda partagé).
– Gestion du courrier (réception et envoi).
– Classement et archivage quotidien (courriers, mails, attestations.)
– Gestion du planning des salles (en lien avec les modules MAJ et 308MA).
– Gestion, commande et suivi des stocks (consommables et fournitures administratives).
– Gestion des déplacements des conseillers et collaborateurs (réservations d’hôtel, transport, repas).
– Gestion des indemnités conseillers : récupération et vérification des justificatifs ; tenue d’un tableau de suivi ; transmission des fiches indemnités à la comptable pour paiement.
– Préparation des évènements (réunions, Bureaux, Conseils, etc.) : réservation et mise en place des salles, accueil café et intendance, gestion des inscriptions, constitution des dossiers, collecte des paiements si nécessaire.
– Traitement et envoi du courrier des dossiers juridiques préparés par les juristes.
– Participation à l’envoi du Journal ANA et mise à jour du fichier (en lien avec la chargée de communication).
– Validation des petites annonces sur le site internet (en lien avec la chargée de communication).
– Accompagnement et assistance aux collaborateurs.
– Rédaction de courriers, prises de notes et comptes rendus.
– Mise à jour de la « to-do list ».
– Gestion du planning des salles et organisation des réunions (Bureaux, Conseils, formations, événements).
– Veiller à la propreté et au rangement de l’espace d’accueil et à l’équipement du 308.
Gestion des locaux (siège de Bordeaux et pôles)
– Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs.)
– Maintenance des locaux du siège de Bordeaux
– Demande de devis d’entretien/réparation
– Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment.
Participation à la communication et aux événements
– Contribution à l’organisation d’évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d’Architecture en Mouvement, After-archi.).
– Participation aux actions de communication (envoi du Journal ANA, validation de petites annonces, mise à jour de fichiers).
Participation à la démarche Qualité de l’institution
– Renseigner quotidiennement le tableau de suivi des demandes extérieures
Conseils et Bureaux
– Participation aux Conseils et Bureaux sur invitation des élus
VOUS COLLABOREREZ AVEC SEPT PERSONNES :
A Bordeaux :
– le délégué général :
– la chargée de missions comptabilité & RH
– la chargée de communication & innovation
A Limoges :
– les deux juristes
A Poitiers :
– la chargée de missions commande publique et formation
– la chargée de missions Tableau et assurance

Poste basé au siège de l’Ordre à Bordeaux
– Déplacements rares
– CDI de 35h/semaine
– Horaire du lundi au vendredi : 7h par jour