Appui au secrétariat préparation des voeux de la préfète (H/F)

Description de l'annonce

Appui au secrétariat pour la préparation des vœux de la préfète, de la secrétaire générale et de la directrice de cabinet au mois de décembre.
Vos activités principales :
Gestion autonome de la préparation des vœux de la préfète, de la secrétaire générale et de la directrice de cabinet, comprenant notamment :
– Réceptionner les cartes de vœux,
– Enregistrer les dates de réception et d’envoi dans un tableau de suivi dédié,
– Présenter les cartes aux membres du corps préfectoral via un parapheur,
– Vérifier et mettre à jour les adresses des destinataires dans le tableau de suivi,
– Assurer la mise sous pli et l’envoi des cartes,
– Suivre et actualiser la gestion des cartes dans le tableau dédié.
A titre subsidiaire, appui au secrétariat préfectoral et au bureau de la représentation de l’État dans les tâches quotidiennes, telles que :
– Organisation des réservations des salons et coordination de la mise en place des salles,
– Gestion des réponses aux invitations,
– Impression et préparation des dossiers,
– Gestion du courrier, classement et archivage des documents, etc
Spécificités du poste :
Travail en autonomie, maîtrise des outils informatiques, discrétion, rigueur, loyauté.