Assistant administratif / Assistante administrative

Description de l'annonce

Au sein de la Direction Générale, vous êtes rattaché(e) aux Chargées de mission « Accompagnement des élus » et « Administration générale » et vous serez chargé(e) de gérer les agendas des élus et de certaines missions administratives.

Activités :
Activités principales :
– Accueil physique et téléphonique du public (habitants, collectivités, organismes divers) et des élus,
– Gestion du courrier postal et des courriels de la messagerie Mairie (ouverture et affectation),
– Gestion des courriers/courriels et invitations (réponses / suivi / classement) destinés aux élus,
– Gestion des agendas des élus, organisation de rendez-vous / réunions (réservation de salle),
– Gestion des demandes de rendez-vous avec les élus en tenant à jour le logiciel de gestion des relations avec les citoyens,
– Réservations de trains / hôtels et inscriptions à des congrès / colloques…
– Planification des astreintes PPI (Plan Particulier d’Intervention) et des célébrations (mariages/parrainages) par les élus,
– Gestion de la base de données des personnalités,
– Réalisation de travaux de secrétariat, de classement.

Activités occasionnelles :
– Diverses missions en avec les procédures administratives
– Participation au Plan Communal de Sauvegarde (cellule secrétariat)

Profil du candidat :
– Formation administrative et expérience professionnelle avérée sur un poste similaire
– La connaissance de l’environnement professionnel (collectivité territoriale) serait un plus
– Maitrise exigée des outils bureautiques Office 365, Outlook, Word, Excel
– Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
– Capacité d’écoute et de communication
– Savoir rappeler les informations importantes et transmettre les messages
– Sens de l’organisation (gestion des priorités), réactivité, rigueur, autonomie
– Gout du travail en équipe
– Adaptabilité et résistance au stress
– Discrétion professionnelle (confidentialité)
– Être garant de l’image de la collectivité et avoir le sens du service public

Profil du poste à pourvoir :
– Poste à temps complet
– Titulaire ou contractuel
– Cadre d’emploi de catégorie B ou C,
– Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle au mois de novembre, participation employeur
sur mutuelle et prévoyance, CNAS, participation financière de la Collectivité à la restauration du midi auprès
des commerçants, Amicale du Personnel