Secrétaire Administratif (CDEF31) (H/F)

Description de l'annonce

Le Centre Départemental de l’Enfance et de la Famille de la Haute-Garonne (CDEF31) recrute un(e) Agent Administratif(ve) au Bureau des Admissions et des Suivis Administratifs (B.A.S.A).

Le Centre Départemental de l’Enfance Famille de Haute-Garonne (CDEF31) est un établissement de la fonction publique hospitalière qui contribue à la mission d’aide sociale à l’enfance. Le CDEF 31 est un établissement autonome, chargé d’accueillir en urgence des enfants âgés de 0 à 18 ans, des femmes enceintes (majeures ou mineures) ainsi que des mères ou des pères avec enfant dont un ayant moins de trois ans, confiés à l’Aide Sociale à l’Enfance.

Le CDEF 31 est ouvert tous les jours de l’année et dispose d’une capacité d’accueil de 250 places et compte 450 ETP.

Son action s’organise autour de différents services :
– Des dispositifs d’accueil et d’accompagnement organisés en pôles (pouponnière, groupes d’internat, appartements, familles d’accueil, interventions à domicile, dispositif d’accueil familial, appartements en diffus.) ;
– Des fonctions supports qui viennent étayer le fonctionnement des pôles éducatifs (RH, finances, logistique.).

Le Service B.A.S.A est composé de 7 agents.

MISSIONS PRINCIPALES :
L’agent Administratif (H/F) exerce un rôle essentiel dans la réalisation de diverses missions administratives telles que :
– Le traitement des demandes d’admissions ;
– Le suivi journalier des effectifs ;
– La gestion, la saisie et le classement des informations relatives aux dossiers des usagers (usagers, services sociaux, tableaux de bords ) ;
– Le suivi des courriers ;
– La correction des notes éducatives ;
– La planification des activités (convocation aux réunions, partenariats extérieurs, agendas des Cadres, etc.)

MODALITES RELATIVES AU POSTE :
– Service : B.A.S.A
– Fonction exercée : Agent Administratif
– Contrat : CDD de remplacement jusqu’au mois de septembre a minima
– Date de début de contrat : Dès que possible
– Horaires : Temps plein (35 heures)
9h00-17h00

Une complémentarité est donc recherchée avec plusieurs compétences relatives aux savoir-faire et savoir-être suivants :

Savoir-faire professionnels :
– Accueil physique et téléphonique ;
– Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité ;
– Outils bureautiques ;
– Planifier des rendez-vous ;
– Réaliser la gestion administrative du courrier et des notes ;
– Gestion des tableaux de bord ;
– Saisir des documents numériques ;
– Maitrise d’Excel/Word ;

Qualités professionnelles :
– Capacité d’adaptation ;
– Réactivité ;
– Travail en équipe ;

Formation :
– Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Informations complémentaires :
– Qualification : Employé qualifié
– Secteur d’activité : Protection de l’Enfance